Hướng Dẫn Yêu Cầu Hồ Sơ Công

Đạo luật Thực hành Thông tin Thống nhất (HRS Chương 92F) — gọi là UIPA — là luật hồ sơ công của Hawaii. Hướng dẫn này dành cho cán bộ hồ sơ và nhân viên cơ quan chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu hồ sơ. Nó bao gồm thời hạn, phí, miễn trừ, và quy trình kháng cáo.

Hồ sơ nào phải được công khai

Mặc định theo UIPA là công khai. Tất cả hồ sơ chính phủ được coi là công khai trừ khi có miễn trừ cụ thể áp dụng. Bao gồm:

• Tài liệu, báo cáo, và thư từ
• Email (bao gồm email nội bộ về công việc chính phủ)
• Hợp đồng và hồ sơ tài chính
• Biên bản cuộc họp và chương trình nghị sự
• Dữ liệu và cơ sở dữ liệu do cơ quan duy trì
• Ảnh, bản đồ, và phương tiện truyền thông khác
• Hồ sơ ở bất kỳ định dạng nào — giấy, điện tử, âm thanh, hoặc video

Luật áp dụng cho tất cả cơ quan tiểu bang và quận, bao gồm ban, ủy ban, sở, và văn phòng.

Cách xử lý yêu cầu hồ sơ

Khi cơ quan nhận được yêu cầu hồ sơ, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác nhận yêu cầu

Phản hồi nhanh chóng để xác nhận đã nhận. Mặc dù UIPA không quy định thời gian phản hồi chính xác, hướng dẫn OIP nêu rằng cơ quan nên phản hồi trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu yêu cầu phức tạp và cần thêm thời gian, hãy thông báo cho người yêu cầu về thời hạn dự kiến.

Bước 2: Tìm kiếm hồ sơ liên quan

Tiến hành tìm kiếm hợp lý cho tất cả hồ sơ phù hợp với yêu cầu. Ghi lại quy trình tìm kiếm — cơ sở dữ liệu nào, hệ thống file nào, và văn phòng nào bạn đã tìm kiếm, và ai tham gia. Tìm kiếm hợp lý không có nghĩa là tìm kiếm toàn diện, nhưng phải đủ kỹ lưỡng để bạn có thể bảo vệ nếu bị thách thức.

Bước 3: Rà soát miễn trừ

Rà soát từng hồ sơ liên quan để xác định liệu có miễn trừ nào áp dụng. Nếu chỉ một phần hồ sơ được miễn trừ, bạn phải công bố phần không được miễn trừ — điều này gọi là cung cấp hồ sơ ở dạng có thể tách riêng.

Bước 4: Phản hồi người yêu cầu

Phản hồi của bạn phải bao gồm:

• Hồ sơ liên quan (hoặc phần không được miễn trừ)
• Đối với bất kỳ hồ sơ bị giữ lại: miễn trừ cụ thể được trích dẫn và giải thích ngắn gọn lý do áp dụng
• Thông tin về quyền kháng cáo lên OIP của người yêu cầu
• Nếu có phí: ước tính trước khi tiến hành sao chép

Thời hạn phản hồi

• Phản hồi ban đầu: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu
• Hồ sơ có sẵn tại chỗ: Cho phép xem trong vòng 10 ngày làm việc
• Yêu cầu phức tạp: Thông báo người yêu cầu trong vòng 10 ngày làm việc nếu cần thêm thời gian, và cung cấp ngày hoàn thành dự kiến
• Cung cấp dần: Đối với yêu cầu lớn, cung cấp hồ sơ cuốn chiếu khi được rà soát, thay vì chờ đến khi tất cả hồ sơ sẵn sàng

Cơ cấu phí và giới hạn

Cơ quan có thể thu phí, nhưng bị giới hạn:

• Gửi điện tử: Không thu phí cho hồ sơ gửi qua email hoặc chuyển điện tử
• Bản giấy: Chỉ phí sao chép hợp lý (thường $0.05-$0.25 mỗi trang)
• Không phí tìm kiếm: Cơ quan không thể thu phí cho thời gian tìm kiếm hồ sơ
• Không phí rà soát: Cơ quan không thể thu phí cho thời gian rà soát hồ sơ để xem miễn trừ
• Miễn phí: Xem xét miễn phí khi công khai vì lợi ích công cộng

Luôn cung cấp ước tính phí trước khi sao chép giấy, và đề xuất gửi điện tử như phương án không mất phí.

Miễn trừ

UIPA cung cấp các miễn trừ cụ thể khi công khai sẽ gây hại. Phổ biến nhất là:

Quyền riêng tư cá nhân (HRS 92F-14(b))

Hồ sơ sẽ cấu thành sự xâm phạm quyền riêng tư cá nhân rõ ràng không chính đáng. Bao gồm số An sinh Xã hội, hồ sơ y tế, địa chỉ nhà của nhân viên, và thông tin cá nhân tương tự. Tiêu chí là liệu lợi ích quyền riêng tư có vượt trội lợi ích công cộng trong việc công khai.

Thực thi pháp luật (HRS 92F-13(3))

Hồ sơ liên quan đến điều tra thực thi pháp luật đang diễn ra, khi công khai sẽ cản trở thủ tục thực thi, tiết lộ kỹ thuật điều tra bảo mật, hoặc gây nguy hiểm cho sự an toàn của ai đó.

Quy trình cân nhắc (HRS 92F-13(3))

Hồ sơ trước quyết định, mang tính cân nhắc — như báo cáo dự thảo, bản ghi nhớ nội bộ với khuyến nghị chính sách, hoặc liên lạc liên cơ quan nơi nhân viên đang thảo luận các phương án trước khi đưa ra quyết định. Khi quyết định là cuối cùng, phần thực tế trở nên có thể công khai.

Các miễn trừ khác

• Đặc quyền luật sư-thân chủ — liên lạc giữa cơ quan và luật sư
• Bí mật thương mại — thông tin thương mại hoặc tài chính bảo mật
• Các luật khác — hồ sơ được bảo mật bởi các luật tiểu bang hoặc liên bang khác

Quy trình kháng cáo qua OIP

Nếu người yêu cầu không đồng ý với việc từ chối, họ có thể nộp kháng cáo lên Văn phòng Thực hành Thông tin. Đây là những gì xảy ra:

• Người yêu cầu liên hệ OIP với chi tiết về yêu cầu và việc từ chối
• OIP sẽ liên hệ cơ quan để phản hồi và hồ sơ bị giữ lại
• OIP rà soát hồ sơ và các miễn trừ được trích dẫn
• OIP đưa ra ý kiến chính thức — hoặc giữ nguyên từ chối hoặc yêu cầu công khai
• Quy trình này miễn phí cho người yêu cầu

Nếu cơ quan không đồng ý với ý kiến của OIP, vấn đề có thể đưa ra tòa, nhưng điều này hiếm. Hầu hết cơ quan tuân thủ ý kiến OIP.

Mẫu phản hồi

Phản hồi công khai đầy đủ

Dear [Requester Name],

Thank you for your records request dated [date].

We have located the requested records and they are
attached to this email. No fees apply for electronic
delivery.

If you have questions, please contact [name] at
[email/phone].

[Agency Name]

Phản hồi từ chối một phần

Dear [Requester Name],

Thank you for your records request dated [date].

We have located [number] responsive records. [Number]
records are provided in full. [Number] records are
provided with redactions as noted below.

The following information has been withheld pursuant to
[cite specific HRS section]: [brief explanation of what
was redacted and why the exemption applies].

You have the right to appeal this determination to the
Office of Information Practices at oip@hawaii.gov or
(808) 586-1400.

[Agency Name]

Danh sách kiểm tra tuân thủ cho cán bộ hồ sơ

Sai lầm thường gặp cần tránh

• Hỏi “tại sao.” Bạn không được yêu cầu người yêu cầu giải thích mục đích hoặc cách sử dụng dự kiến của hồ sơ
• Từ chối chung. Trích dẫn miễn trừ cho toàn bộ danh mục hồ sơ mà không rà soát từng hồ sơ riêng lẻ
• Phớt lờ yêu cầu. Không phản hồi cũng là vi phạm — ngay cả phản hồi “chúng tôi cần thêm thời gian” cũng tốt hơn im lặng
• Thu phí tìm kiếm. UIPA không cho phép cơ quan thu phí cho thời gian tìm kiếm hoặc rà soát hồ sơ
• Không tách riêng. Nếu chỉ một phần hồ sơ được miễn trừ, bạn phải công bố phần không được miễn trừ
• Không có thông tin kháng cáo. Mọi từ chối phải thông báo cho người yêu cầu về quyền kháng cáo lên OIP

Tài nguyên

• HRS Chương 92F — toàn văn
• Hướng dẫn của OIP về UIPA
• Cơ sở dữ liệu ý kiến chính thức OIP
• Hệ thống Báo cáo Hồ sơ OIP — cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm gồm hơn 26.000 loại hồ sơ chính phủ
• Đào tạo và hội thảo OIP

Bắt đầu

Cần giúp đỡ xử lý yêu cầu hồ sơ? OIP cung cấp hướng dẫn và đào tạo miễn phí cho cán bộ hồ sơ cơ quan.

Liên hệ OIP   Hướng dẫn Luật Ánh sáng   Quyền Được Biết của Bạn