統一情報公開法（HRS第92F章）— UIパと呼ばれます — はHawaiiの公文書法です。このガイドは、記録要求の処理を担当する記録管理者および機関スタッフ向けです。対応期限、手数料、免除事項、異議申し立てプロセスについて説明します。
これは分かりやすい言葉でのコンプライアンスガイドです。 法律の全文については HRS第92F章 をご覧ください。公式なガイダンスについては 情報公開実務局（OIP） にお問い合わせください。
開示対象となる記録
UIパの原則は開示です。特定の免除事項が適用されない限り、すべての政府記録は公開と推定されます。これには以下が含まれます：
- 文書、報告書、通信文書
- メール（政府業務に関する内部メールを含む）
- 契約書と財務記録
- 議事録と議題
- 機関が管理するデータとデータベース
- 写真、地図、その他のメディア
- あらゆる形式の記録 — 紙、電子、音声、映像
この法律は、委員会、審議会、部署、事務局を含むすべての州および郡の機関に適用されます。
記録要求の処理方法
機関が記録要求を受け取った場合、以下の手順に従ってください：
ステップ1：要求の受領確認
速やかに受領確認の返信をしてください。UIパは正確な回答期限を定めていませんが、OIPのガイダンスでは機関は10営業日以内に回答すべきとしています。要求が複雑でより長い時間がかかる場合は、予想される期限を要求者に通知してください。
ステップ2：該当する記録の検索
要求に一致するすべての記録について合理的な検索を行ってください。検索プロセスを記録してください — どのデータベース、ファイルシステム、部署を検索したか、誰が関与したか。合理的な検索は網羅的な検索を意味しませんが、異議申し立てがあった場合に弁明できる程度に徹底的でなければなりません。
ステップ3：免除事項の審査
該当する各記録を審査して、免除事項が適用されるかどうかを判断してください。記録の一部のみが免除の対象である場合、非免除部分を開示しなければなりません — これを分離可能な形式で記録を提供すると言います。
ステップ4：要求者への回答
回答には以下を含めなければなりません：
- 該当する記録（または非免除部分）
- 非開示とした記録について：引用した具体的な免除条項とそれが適用される理由の簡単な説明
- OIPへの異議申し立ての権利に関する情報
- 手数料が適用される場合：コピーを行う前の見積もり
記録が必要な理由を尋ねてはいけません。 要求者は目的の説明、法律の引用、回答のための連絡先情報以上の身元情報の提供を求められません。
回答期限
- 初回回答： 要求の受領後10営業日以内
- 現地で閲覧可能な記録： 10営業日以内に閲覧を許可する
- 複雑な要求： 追加の時間が必要な場合は10営業日以内に要求者に通知し、完了予定日を提供する
- 段階的な提供： 大量の要求については、すべての記録が準備できるまで待つのではなく、審査済みの記録を順次提供する
手数料の体系と制限
機関は手数料を請求できますが、制限があります：
- 電子配信： メールまたは電子転送で送付する記録には手数料なし
- 紙のコピー： 合理的なコピー費用のみ（通常1ページあたり0.05〜0.25ドル）
- 検索手数料なし： 機関は記録の検索に費やした時間に対して課金できません
- 審査手数料なし： 機関は免除事項の審査に費やした時間に対して課金できません
- 手数料の免除： 開示が公益に資する場合は手数料の免除を検討する
紙のコピーを作成する前に必ず手数料の見積もりを提供し、無料の代替手段として電子配信を提案してください。
免除事項
UIパは、開示が害を及ぼす場合の特定の免除事項を規定しています。最も一般的なものは以下の通りです：
個人のプライバシー（HRS 92F-14(b)）
明らかに不当なプライバシーの侵害にあたる記録です。これには社会保障番号、医療記録、職員の自宅住所、および類似の個人情報が含まれます。判断基準は、プライバシーの利益が開示の公益を上回るかどうかです。
法執行（HRS 92F-13(3)）
進行中の法執行調査に関連する記録で、開示により執行手続きが妨げられ、機密の捜査技法が明らかになり、または誰かの安全が脅かされる場合です。
審議過程（HRS 92F-13(3)）
決定前の審議記録 — 報告書の草案、政策提言を含む内部メモ、決定が下される前にスタッフが選択肢を議論する機関間通信など。決定が最終的になった時点で、事実の部分は開示可能になります。
その他の免除事項
- 弁護士-依頼者秘匿特権 — 機関とその弁護士との間の通信
- 企業秘密 — 機密の商業的または財務的情報
- 他の法律 — 他の州法または連邦法により機密とされた記録
迷った場合は開示してください。 記録の非開示を正当化する責任は機関にあります。免除事項が適用されるか不明な場合は、要求を拒否する前にOIPに相談してください。
OIPを通じた異議申し立てプロセス
要求者があなたの拒否に同意しない場合、情報公開実務局に異議を申し立てることができます。以下が手続きの流れです：
- 要求者が要求と拒否の詳細をOIPに連絡する
- OIPがあなたの機関に回答と非開示記録を求めて連絡する
- OIPが記録と引用された免除事項を審査する
- OIPが正式な意見を発行する — 拒否を支持するか開示を命じるか
- このプロセスは要求者にとって無料です
機関がOIPの意見に同意しない場合、裁判所に持ち込まれることがありますが、これはまれです。ほとんどの機関はOIPの意見に従います。
回答テンプレートのサンプル
全面開示の回答
[要求者の氏名] 様 [日付]付けの記録要求をいただきありがとうございます。 要求された記録を特定し、このメールに添付いたしました。 電子配信のため手数料はかかりません。 ご質問がございましたら、[担当者名] （[メール/電話]）にご連絡ください。 [機関名]
部分拒否の回答
[要求者の氏名] 様 [日付]付けの記録要求をいただきありがとうございます。 [件数]件の該当記録を特定しました。[件数]件は 全文を提供します。[件数]件は以下に記載する 通り墨消しを行って提供します。 以下の情報は[具体的なHRS条項を引用]に基づき 非開示としました：[何が墨消しされ、なぜ免除事項が 適用されるかの簡単な説明]。 この判断に対して、情報公開実務局 （oip@hawaii.gov または (808) 586-1400）に 異議を申し立てる権利があります。 [機関名]
記録管理者のためのコンプライアンスチェックリスト
要求を受け取った時
- 速やかに受領を確認する
- 受領日、要求者名、説明とともに要求を記録する
- 要求が不明確な場合は、要求者に明確化を求める（曖昧さを理由に拒否しない）
- 記録が必要な理由を尋ねない
要求の処理
- すべての関連するシステムと部署にわたって合理的な検索を行う
- 検索プロセスを記録する
- 適用される免除事項について記録を審査する
- 部分的に免除される記録の分離可能（非免除）部分を提供する
- 10営業日以内に回答する（または遅延する場合は予想される期限とともに通知する）
回答時
- 可能な場合は要求された形式で記録を提供する
- 手数料を避けるために電子配信を提案する
- 拒否した記録については、具体的な免除条項を引用し、簡潔に説明する
- OIPへの異議申し立ての権利に関する情報を含める
- 手数料が適用される場合は、作業前に見積もりを提供する
記録の保管
- すべての記録要求と回答のログを維持する
- 使用した検索方法の記録を保管する
- 回答書のコピーを保管する
避けるべき一般的な間違い
- 「なぜ」を尋ねること。 要求者に記録の目的または使用意図の説明を求めてはいけません
- 包括的な拒否。 各記録を個別に審査することなく、記録のカテゴリー全体に免除事項を適用すること
- 要求の無視。 まったく回答しないこと自体が違反です — 「もう少し時間が必要です」という回答でさえ、沈黙よりましです
- 検索手数料の請求。 UIパは機関が記録の検索や審査に費やした時間に対する課金を認めていません
- 分離の怠り。 記録の一部のみが免除対象の場合、非免除部分を開示しなければなりません
- 異議申し立て情報の欠如。 すべての拒否は、要求者にOIPへの異議申し立ての権利について通知しなければなりません
リソース
- HRS第92F章 — 全文
- UIパに関するOIPガイダンス
- OIP正式意見データベース
- OIP記録報告システム — 26,000種類以上の政府記録の検索可能なデータベース
- OIPの研修とワークショップ
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