Hướng Dẫn Tuân Thủ Luật Sunshine

Luật Ánh sáng (HRS Chương 92) yêu cầu các ban, ủy ban, và hội đồng chính phủ tiến hành công việc công khai. Hướng dẫn này bao gồm những gì người tổ chức cuộc họp cần biết để tuân thủ — yêu cầu thông báo, quy tắc chương trình nghị sự, thủ tục họp kín, và nghĩa vụ ý kiến công cộng.

Những gì cấu thành “cuộc họp” theo Luật Ánh sáng

“Cuộc họp” theo Luật Ánh sáng là bất kỳ cuộc tập hợp nào có túc số (đa số thành viên) của ban nơi các thành viên thảo luận, cân nhắc, hoặc đưa ra quyết định về các vấn đề mà ban có quyền giám sát, kiểm soát, thẩm quyền, hoặc quyền tư vấn.

Điều này bao gồm:

• Cuộc họp thường kỳ và đặc biệt
• Cuộc họp ủy ban (nếu ủy ban có túc số của toàn bộ ban)
• Hội thảo và phiên làm việc
• Khảo sát thực địa nơi công việc ban được thảo luận
• Cuộc gọi hội nghị hoặc cuộc gọi video có túc số tham dự
• Liên lạc tuần tự (ví dụ, chuỗi email) nơi túc số thảo luận công việc ban

Nó không bao gồm các cuộc gặp không chính thức không có túc số, sự kiện thuần túy xã giao, hoặc cuộc họp nhân viên nội bộ (luật áp dụng cho các ban, không phải hoạt động hàng ngày của cơ quan).

Yêu cầu thông báo

Thông báo công khai bằng văn bản của bất kỳ cuộc họp nào phải được nộp ít nhất sáu ngày dương lịch trước cuộc họp. Điều này có nghĩa nếu cuộc họp vào Thứ Tư, thông báo phải được nộp không muộn hơn Thứ Năm tuần trước.

Thông báo phải bao gồm gì

• Ngày, giờ, và địa điểm cuộc họp
• Chương trình nghị sự (danh sách tất cả các mục sẽ được xem xét)
• Tuyên bố rằng cuộc họp mở cho công chúng
• Tuyên bố rằng ý kiến có thể được gửi (và cách thức)
• Thông tin liên hệ cho yêu cầu hỗ trợ đặc biệt

Đăng thông báo ở đâu

• Lịch tiểu bang tại calendar.ehawaii.gov
• Trang web riêng của ban (nếu có)
• Địa điểm thực tế nơi cuộc họp sẽ diễn ra (nếu có)

Yêu cầu chương trình nghị sự

Chương trình nghị sự là phần nhạy cảm nhất về tuân thủ của Luật Ánh sáng. Quy tắc cốt lõi đơn giản: ban không thể thảo luận hoặc hành động về bất kỳ mục nào không có trong chương trình nghị sự đã công bố.

Mức độ cụ thể của chương trình nghị sự

• Mỗi mục chương trình nghị sự phải được mô tả với đủ mức cụ thể để công chúng có thể xác định liệu họ có muốn tham dự hoặc phát biểu hay không
• Mô tả mơ hồ như “Công việc cũ” hoặc “Công việc mới” không đủ cho thảo luận thực chất
• Các mục “Báo cáo” hoặc “Thông báo” chỉ chấp nhận được cho cập nhật thông tin — không cân nhắc hoặc ra quyết định
• Nếu ban sẽ biểu quyết, mô tả mục phải nêu rõ điều đó

Thêm mục sau khi chương trình nghị sự đã công bố

Nói chung, không thể thêm mục vào chương trình nghị sự sau khi đã đăng. Nếu có vấn đề phát sinh không có trong chương trình nghị sự, ban phải lên lịch cho cuộc họp tương lai với thông báo đúng cách. Ngoại lệ duy nhất là nếu mục đủ điều kiện khẩn cấp theo HRS 92-8.

Quy tắc họp kín

Họp kín chỉ được phép cho các mục đích cụ thể được liệt kê trong HRS 92-5. Tất cả công việc khác phải được tiến hành công khai.

Mục đích được phép cho họp kín

• Vấn đề nhân sự — xem xét tuyển dụng, đánh giá, sa thải, hoặc kỷ luật cán bộ hoặc nhân viên (nhưng không phải thảo luận chung về chính sách nhân sự)
• Vấn đề pháp lý — tham vấn với luật sư của ban về các câu hỏi và vấn đề liên quan đến quyền hạn, nhiệm vụ, đặc quyền, miễn trừ, và trách nhiệm của ban
• Thương lượng tập thể — cân nhắc liên quan đến thương lượng tập thể
• Vấn đề an ninh — thảo luận các vấn đề liên quan đến an toàn hoặc an ninh công cộng
• Giao dịch bất động sản — xem xét việc mua bất động sản khi công khai sẽ làm tăng giá
• Điều tra — điều tra vi phạm pháp luật bị cáo buộc khi công khai sẽ ảnh hưởng đến cuộc điều tra

Thủ tục vào họp kín

• Chương trình nghị sự phải nêu rằng ban có thể vào họp kín và trích dẫn điều khoản HRS 92-5 cụ thể
• Cần biểu quyết hai phần ba số thành viên có mặt để đóng cuộc họp
• Ban phải công bố mục đích của họp kín công khai trước khi đóng
• Chỉ vấn đề đã nêu mới được thảo luận trong phiên đóng
• Không được đưa ra hành động hoặc biểu quyết cuối cùng trong họp kín — ban phải họp lại công khai để biểu quyết

Yêu cầu ý kiến công cộng

Luật Ánh sáng bảo đảm quyền của công chúng trình bày ý kiến về bất kỳ mục chương trình nghị sự nào. Ban phải cung cấp cơ hội hợp lý cho ý kiến công cộng.

Yêu cầu tuân thủ cho ý kiến

• Cho phép ý kiến miệng tại cuộc họp (trực tiếp hoặc kết nối từ xa nếu có)
• Chấp nhận ý kiến bằng văn bản nộp trước hoặc tại cuộc họp
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng trong thông báo cuộc họp về cách nộp ý kiến
• Ban có thể đặt giới hạn thời gian hợp lý cho ý kiến miệng (ví dụ, 3 phút mỗi người), nhưng không thể cấm hoàn toàn
• Ban phải xem xét ý kiến trước khi đưa ra quyết định, mặc dù không bắt buộc phải tuân theo

Yêu cầu biên bản

Mỗi ban phải giữ biên bản bằng văn bản của các cuộc họp. Biên bản trở thành hồ sơ công và phải được cung cấp theo yêu cầu.

Biên bản phải bao gồm gì

• Ngày, giờ, và địa điểm cuộc họp
• Thành viên có mặt và vắng mặt
• Nội dung của tất cả các vấn đề được đề xuất, thảo luận, hoặc quyết định
• Hồ sơ về bất kỳ biểu quyết nào (bao gồm cách mỗi thành viên bỏ phiếu)
• Nếu có họp kín: biểu quyết đóng cuộc họp và mục đích được trích dẫn

Biên bản nên được phê duyệt tại cuộc họp sau và đăng công khai. OIP khuyến nghị các ban đăng biên bản trong vòng 40 ngày kể từ cuộc họp.

Hình phạt cho vi phạm

Vi phạm Luật Ánh sáng có thể có hậu quả thực sự:

• Hành động bị hủy bỏ. Bất kỳ hành động nào thực hiện vi phạm Luật Ánh sáng có thể bị tòa án hủy bỏ
• Phí luật sư. Ban bị phát hiện vi phạm có thể phải trả phí luật sư của bên thắng kiện
• Trách nhiệm cá nhân. Thành viên ban cố ý vi phạm luật có thể chịu trách nhiệm cá nhân với khoản phạt lên đến $500 mỗi vi phạm
• Ý kiến OIP. OIP có thể đưa ra ý kiến chính thức xác nhận vi phạm và khuyến nghị hành động sửa chữa

Danh sách kiểm tra tuân thủ cho người tổ chức cuộc họp

Sử dụng danh sách kiểm tra này trước mỗi cuộc họp để đảm bảo tuân thủ Luật Ánh sáng:

Sai lầm thường gặp cần tránh

• Liên lạc tuần tự. Chuỗi cuộc trò chuyện một đối một giữa các thành viên ban mà tổng cộng liên quan đến túc số thảo luận công việc ban là vi phạm Luật Ánh sáng — ngay cả khi không cuộc trò chuyện đơn lẻ nào có túc số
• Mục chương trình nghị sự mơ hồ. “Công việc mới” hoặc “Thảo luận” mà không có chi tiết cụ thể không đáp ứng yêu cầu thông báo cho cân nhắc thực chất
• Hành động trong họp kín. Biểu quyết cuối cùng hoặc đưa ra quyết định ràng buộc trong phiên đóng vi phạm luật
• Thông báo muộn. Nộp thông báo ít hơn 6 ngày dương lịch trước cuộc họp vi phạm yêu cầu, ngay cả chỉ một ngày
• Chặn ý kiến. Từ chối nhận ý kiến hoặc không cung cấp cơ hội hợp lý cho công chúng được lắng nghe là vi phạm

Tài nguyên

• HRS Chương 92 — toàn văn
• Hướng dẫn Luật Ánh sáng của OIP
• Hướng dẫn Luật Ánh sáng OIP (PDF)
• Đào tạo và hội thảo OIP
• Lịch họp công cộng tiểu bang

Bắt đầu

Cần giúp đỡ về tuân thủ Luật Ánh sáng? OIP cung cấp đào tạo và hướng dẫn miễn phí cho các ban chính phủ.

Liên hệ OIP   Hướng dẫn Hồ sơ Công   Duyệt Cuộc họp