Pokake

Gabay sa Pagsunod sa Sunshine Law

Ang Sunshine Law (HRS Chapter 92) ay nangangailangan sa mga board, komisyon, at konseho ng gobyerno na magsagawa ng negosyo nang hayag. Sinasaklaw ng gabay na ito ang kailangan malaman ng mga nag-oorganisa ng pulong upang manatiling sumusunod — mga kinakailangan sa abiso, mga panuntunan sa agenda, mga pamamaraan ng executive session, at mga obligasyon sa pampublikong pagpapatotoo.

Ito ay isang pangkalahatang paliwanag ng pagsunod sa simpleng wika. Para sa buong teksto ng batas, tingnan ang HRS Chapter 92. Para sa opisyal na gabay, makipag-ugnayan sa Office of Information Practices (OIP).

Ano ang bumubuo ng isang “pulong” sa ilalim ng Sunshine Law

Ang isang “pulong” sa ilalim ng Sunshine Law ay anumang pagtitipon ng isang quorum (mayorya ng mga miyembro) ng isang board kung saan ang mga miyembro ay tumatalakay, nagdedelibera, o gumagawa ng mga desisyon sa mga bagay na nasa ilalim ng pangangasiwa, kontrol, hurisdiksyon, o kapangyarihan ng pagpapayo ng board.

Kabilang dito ang:

  • Mga regular at espesyal na pulong
  • Mga pulong ng komite (kung ang komite ay may quorum ng buong board)
  • Mga workshop at work session
  • Mga site visit kung saan tinalakay ang negosyo ng board
  • Mga conference call o video call na may quorum na naroroon
  • Mga serial na komunikasyon (hal., mga email chain) kung saan tinalakay ng isang quorum ang negosyo ng board

Hindi kabilang dito ang mga di-pormal na pagtitipon nang walang quorum, mga puro sosyal na kaganapan, o mga panloob na pulong ng kawani (ang batas ay naaangkop sa mga board, hindi sa pang-araw-araw na operasyon ng ahensya).

Mga kinakailangan sa abiso

Ang nakasulat na pampublikong abiso ng anumang pulong ay dapat ihain nang hindi bababa sa anim na araw ng kalendaryo bago ang pulong. Ibig sabihin nito kung ang isang pulong ay sa Miyerkules, ang abiso ay dapat ihain nang hindi lalampas sa naunang Huwebes.

Ano ang dapat isama sa abiso

  • Petsa, oras, at lugar ng pulong
  • Ang agenda (isang listahan ng lahat ng bagay na isasaalang-alang)
  • Pahayag na ang pulong ay bukas sa publiko
  • Pahayag na ang pagpapatotoo ay maaaring isumite (at kung paano)
  • Impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa mga kahilingan ng akomodasyon

Saan i-post ang abiso

  • Ang state calendar sa calendar.ehawaii.gov
  • Ang sariling website ng board (kung may naaangkop)
  • Ang pisikal na lokasyon kung saan gaganapin ang pulong (kung may naaangkop)

Mga emergency na pulong ay maaaring tawagin na may mas mababa sa anim na araw na abiso, ngunit lamang kapag ang isang emergency o nalalapit na panganib sa pampublikong kalusugan, kaligtasan, o kapakanan ay nangangailangan ng agarang aksyon. Ang dahilan ay dapat sabihin sa abiso.

Mga kinakailangan sa agenda

Ang agenda ang pinakamahalaga sa pagsunod sa Sunshine Law. Ang pangunahing panuntunan ay simple: hindi maaaring talakayin o kumilos ang board sa anumang bagay na wala sa nai-publish na agenda.

Pagiging partikular ng agenda

  • Bawat bagay sa agenda ay dapat ilarawan nang may sapat na pagiging partikular upang matukoy ng publiko kung gusto nilang dumalo o magpatotoo
  • Ang mga malabong paglalarawan tulad ng “Old Business” o “New Business” ay hindi sapat para sa substantive na talakayan
  • Ang mga bagay na “Reports” o “Announcements” ay katanggap-tanggap lamang para sa mga informational update — walang deliberasyon o paggawa ng desisyon
  • Kung ang board ay boboto sa isang bagay, ang paglalarawan ng bagay ay dapat gawin itong malinaw

Pagdaragdag ng mga bagay pagkatapos ma-publish ang agenda

Sa pangkalahatan, ang mga bagay ay hindi maaaring idagdag sa agenda pagkatapos itong mai-post. Kung may lumitaw na hindi nasa agenda, kailangan itong i-iskedyul ng board para sa isang hinaharap na pulong na may wastong abiso. Ang tanging pagbubukod ay kung ang isang bagay ay kwalipikado bilang emergency sa ilalim ng HRS 92-8.

Mga panuntunan sa executive session

Ang mga executive session (saradong pulong) ay pinapayagan lamang para sa mga partikular na layuning nakalista sa HRS 92-5. Lahat ng iba pang negosyo ay dapat isagawa sa publiko.

Mga pinapayagang layunin para sa executive session

  • Mga usapin ng tauhan — pagsasaalang-alang sa pagkuha, pagsusuri, pagtitiwalag, o pagdidisiplina ng isang opisyal o empleyado (ngunit hindi ang pangkalahatang talakayan ng mga patakaran sa tauhan)
  • Mga legal na usapin — pakikipag-konsulta sa abogado ng board tungkol sa mga tanong at isyu na may kaugnayan sa mga kapangyarihan, tungkulin, pribilehiyo, kawalang-pananagutan, at mga obligasyon ng board
  • Collective bargaining — mga deliberasyon na may kaugnayan sa collective bargaining
  • Mga usapin sa seguridad — mga talakayan tungkol sa mga usapin na may kaugnayan sa kaligtasan o seguridad ng publiko
  • Mga transaksyon sa real property — pagsasaalang-alang sa pagkuha ng real property kapag ang kaalaman ng publiko ay magtataas ng presyo
  • Mga imbestigasyon — pag-iimbestiga ng isang pinaghihinalaang paglabag ng batas kapag ang pagbubunyag sa publiko ay makasisira sa imbestigasyon

Mga pamamaraan para pumasok sa executive session

  • Dapat sabihin ng agenda na ang board ay maaaring pumasok sa executive session at banggitin ang partikular na probisyon ng HRS 92-5
  • Ang dalawang-katlong bahagi ng botohan ng mga miyembrong naroroon ay kinakailangan upang isara ang pulong
  • Dapat ipahayag ng board ang layunin ng executive session nang hayag bago isara
  • Ang bagay lamang na sinabi ang maaaring talakayin sa saradong sesyon
  • Walang pangwakas na aksyon o botohan ang maaaring gawin sa executive session — kailangan ng board na muling magtipon sa publiko upang bumoto

Mga kinakailangan sa pampublikong pagpapatotoo

Ginagarantiya ng Sunshine Law ang karapatan ng publiko na magpresenta ng pagpapatotoo sa anumang bagay sa agenda. Dapat magbigay ang mga board ng makatwirang pagkakataon para sa pampublikong pagpapatotoo.

Mga kinakailangan sa pagsunod para sa pagpapatotoo

  • Payagan ang oral na pagpapatotoo sa pulong (personal o sa pamamagitan ng remote na koneksyon kung inaalok)
  • Tanggapin ang nakasulat na pagpapatotoo na isinumite bago o sa pulong
  • Magbigay ng malinaw na mga tagubilin sa abiso ng pulong kung paano magsumite ng pagpapatotoo
  • Maaaring magtakda ang mga board ng makatwirang mga limitasyon sa oras sa oral na pagpapatotoo (hal., 3 minuto bawat tao), ngunit hindi maaaring ipagbawal ito nang buo
  • Dapat isaalang-alang ng mga board ang pagpapatotoo bago gumawa ng desisyon, bagaman hindi sila kinakailangang sumunod dito

Remote na pagpapatotoo: Maraming board ngayon ang tumatanggap ng pagpapatotoo sa pamamagitan ng video o telepono. Kung ang iyong board ay nag-aalok ng remote na access, isama ang mga detalye ng koneksyon sa abiso ng pulong.

Mga kinakailangan sa minuto

Bawat board ay dapat magpanatili ng nakasulat na minuto ng mga pulong nito. Ang mga minuto ay nagiging pampublikong rekord at dapat gawing available kapag hiniling.

Ano ang dapat isama sa mga minuto

  • Petsa, oras, at lugar ng pulong
  • Mga miyembrong naroroon at wala
  • Nilalaman ng lahat ng mga bagay na iminungkahi, tinalakay, o pinagdesisyunan
  • Isang talaan ng anumang mga botohan na ginawa (kabilang kung paano bumoto ang bawat miyembro)
  • Kung ginanap ang executive session: ang botohan upang isara ang pulong at ang layuning binanggit

Ang mga minuto ay dapat aprubahan sa isang kasunod na pulong at i-post nang pampubliko. Inirerekumenda ng OIP na i-post ng mga board ang mga minuto sa loob ng 40 araw ng pulong.

Mga parusa sa mga paglabag

Ang mga paglabag sa Sunshine Law ay maaaring magkaroon ng totoong mga kahihinatnan:

  • Mga walang-bisang aksyon. Anumang aksyon na ginawa bilang paglabag sa Sunshine Law ay maaaring ipawalang-bisa ng hukuman
  • Mga bayarin ng abogado. Ang board na natagpuang lumalabag ay maaaring kailanganing bayaran ang mga bayarin ng abogado ng nananalong partido
  • Personal na pananagutan. Ang mga miyembro ng board na sinadyang lumabag sa batas ay maaaring personal na mananagot sa multa na hanggang $500 bawat paglabag
  • Mga opinyon ng OIP. Maaaring maglabas ang OIP ng mga pormal na opinyon na nakakahanap ng paglabag at nagrerekomenda ng pagwawasto

Checklist sa pagsunod para sa mga nag-oorganisa ng pulong

Gamitin ang checklist na ito bago ang bawat pulong upang matiyak ang pagsunod sa Sunshine Law:

Bago ang pulong

  • Ang mga bagay sa agenda ay inilarawan nang may sapat na pagiging partikular upang maunawaan ng publiko kung ano ang tatalakayin
  • Nakasulat na abiso na ihain nang hindi bababa sa 6 na araw ng kalendaryo bago ang pulong
  • Abiso na nai-post sa state calendar (calendar.ehawaii.gov)
  • Ang abiso ay may kasamang petsa, oras, lugar, at buong agenda
  • Ang abiso ay may kasamang impormasyon kung paano magsumite ng pagpapatotoo
  • Ang abiso ay may kasamang impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa mga kahilingan ng akomodasyon
  • Kung inaasahan ang executive session, binanggit ng agenda ang partikular na probisyon ng HRS 92-5

Sa panahon ng pulong

  • Ang talakayan ay nananatili sa mga bagay sa agenda lamang — walang off-agenda na deliberasyon
  • Pinapayagan ang pampublikong pagpapatotoo sa bawat bagay sa agenda
  • Kung papasok sa executive session: dalawang-katlong bahagi ng botohan na ginawa, layunin na inihayag nang pampubliko
  • Lahat ng botohan ay ginagawa sa bukas na sesyon at naitala
  • Walang pangwakas na aksyon na ginawa sa executive session

Pagkatapos ng pulong

  • Mga minuto na agad na inihanda (sa loob ng 40 araw ang inirerekumenda)
  • Kasama sa mga minuto ang mga miyembrong naroroon, mga bagay na tinalakay, at mga botohan na ginawa
  • Mga minuto na inaprubahan sa isang kasunod na pulong
  • Mga inaprubahang minuto na nai-post nang pampubliko

Mga karaniwang pagkakamali na dapat iwasan

  • Mga serial na komunikasyon. Ang isang hanay ng isa-sa-isang pag-uusap sa pagitan ng mga miyembro ng board na sama-samang kinapapalooban ng isang quorum na tumatalakay ng negosyo ng board ay isang paglabag sa Sunshine Law — kahit na walang iisang pag-uusap na kinabibilangan ng quorum
  • Mga malabong bagay sa agenda. Ang “New Business” o “Discussion” nang walang mga partikular ay hindi nakakatugon sa kinakailangan sa abiso para sa substantive na deliberasyon
  • Pagkilos sa executive session. Ang pangwakas na botohan o paglikha ng may-bisang desisyon habang nasa saradong sesyon ay lumalabag sa batas
  • Nahuling abiso. Ang paghahain ng abiso na mas mababa sa 6 na araw ng kalendaryo bago ang pulong ay lumalabag sa kinakailangan, kahit isang araw lang
  • Pagharang sa pagpapatotoo. Ang pagtanggi na tanggapin ang pagpapatotoo o hindi pagbibigay ng makatwirang pagkakataon para marinig ang publiko ay isang paglabag

Mga resources

Magsimula

Kailangan ng tulong sa pagsunod sa Sunshine Law? Nag-aalok ang OIP ng libreng pagsasanay at gabay para sa mga board ng gobyerno.

Makipag-ugnayan sa OIP   Gabay sa Public Records   I-browse ang mga Pulong