Giya sa Pagsunod sa Sunshine Law

Ang Sunshine Law (HRS Chapter 92) nagkinahanglan sa mga board, komisyon, ug konseho sa gobyerno nga magpadayon sa negosyo sa dayag. Kining giya nagtabon sa kinahanglang mahibal-an sa mga nag-organisa og miting aron magpabilin sa compliance — mga kinahanglanon sa notice, mga lagda sa agenda, mga proseso sa executive session, ug mga obligasyon sa public testimony.

Unsay naghimo og “miting” ubos sa Sunshine Law

Ang “miting” ubos sa Sunshine Law mao ang bisan unsang panagtigom sa usa ka quorum (kadaghanan sa mga miyembro) sa usa ka board diin ang mga miyembro naghisgot, nagdeliberar, o naghimo og mga desisyon sa mga butang diin ang board naay supervision, kontrol, hurisdiksyon, o advisory power.

Kini naglakip sa:

• Regular ug espesyal nga mga miting
• Mga miting sa komite (kung ang komite naay quorum sa tibuok board)
• Mga workshop ug work session
• Mga site visit diin gihisgutan ang negosyo sa board
• Mga conference call o video call nga naay quorum nga naa
• Serial communication (pananglitan, email chain) diin ang quorum naghisgot sa negosyo sa board

Wala kini naglakip sa dili pormal nga mga panagtigom nga walay quorum, puro social nga mga event, o internal staff meeting (ang balaod nakaaplikar sa mga board, dili sa adlaw-adlaw nga operasyon sa ahensya).

Mga kinahanglanon sa notice

Ang sinulat nga public notice sa bisan unsang miting kinahanglan i-file labing menos unom ka adlaw sa kalendaryo sa wala pa ang miting. Kini nagpasabot nga kung ang usa ka miting sa Miyerkules, ang notice kinahanglan i-file labing ulahi sa miaging Huwebes.

Unsay kinahanglang ilakip sa notice

• Petsa, oras, ug lugar sa miting
• Ang agenda (usa ka listahan sa tanang item nga konsidrahon)
• Pahayag nga ang miting bukas sa publiko
• Pahayag nga ang testimony pwedeng i-submit (ug unsaon)
• Contact information para sa mga hangyo sa accommodation

Asa i-post ang notice

• Ang kalendaryo sa estado sa calendar.ehawaii.gov
• Ang kaugalingong website sa board (kung applicable)
• Ang pisikal nga lokasyon diin ipahigayon ang miting (kung applicable)

Mga kinahanglanon sa agenda

Ang agenda mao ang labing sensitibo sa compliance nga parte sa Sunshine Law. Ang core rule yano: ang usa ka board dili pwedeng maghisgot o moaksyon sa bisan unsang item nga wala sa gi-publish nga agenda.

Pagka-espesipiko sa agenda

• Ang matag agenda item kinahanglan ihulagway nga igo ang pagka-espesipiko aron ang publiko makadesisyon kung gusto ba nila motambong o magtestify
• Ang mga vague nga deskripsyon sama sa “Old Business” o “New Business” dili igo para sa substantive discussion
• Ang mga “Reports” o “Announcements” item pwede lang para sa informational update — walay deliberasyon o paghimo og desisyon
• Kung ang board magboto sa usa ka butang, ang deskripsyon sa item kinahanglan magpaklaro niini

Pagdugang og mga item pagkahuman na gi-publish ang agenda

Sa kinatibuk-an, ang mga item dili pwedeng idugang sa agenda pagkahuman na kini gipost. Kung naay mibutho nga wala sa agenda, ang board kinahanglan mag-schedule niini para sa umaabot nga miting nga naay hustong notice. Ang bugtong exception kung ang usa ka item kwalipikado isip emergency ubos sa HRS 92-8.

Mga lagda sa executive session

Ang mga executive session (sirado nga miting) gitugotan lang para sa espesipikong mga katuyoan nga nalista sa HRS 92-5. Ang tanang ubang negosyo kinahanglan ipahigayon sa publiko.

Gitugotan nga mga katuyoan para sa executive session

• Mga personnel matter — pagkonsiderar sa pagkuha, ebalwasyon, pagtangtang, o disiplina sa usa ka opisyal o empleyado (apan dili ang kinatibuk-ang diskusyon sa mga polisiya sa personnel)
• Mga legal matter — pagkonsulta sa abogado sa board bahin sa mga pangutana ug isyu nga may kalabutan sa mga gahum, katungdanan, pribilehiyo, immunity, ug mga obligasyon sa board
• Collective bargaining — mga deliberasyon nga may kalabutan sa collective bargaining
• Mga butang sa seguridad — paghisgot sa mga butang nga may kalabutan sa public safety o seguridad
• Mga transaksyon sa real property — pagkonsiderar sa pagkuha og real property kung ang kahibalo sa publiko makadugang sa presyo
• Mga imbestigasyon — pag-imbestiga sa giingon nga paglapas sa balaod kung ang public disclosure makakompromiso sa imbestigasyon

Mga proseso sa pagsulod sa executive session

• Ang agenda kinahanglan magsulti nga ang board pwede mosulod sa executive session ug mag-cite sa espesipikong probisyon sa HRS 92-5
• Gikinahanglan ang two-thirds vote sa mga miyembro nga naa aron isira ang miting
• Ang board kinahanglan mag-announce sa katuyoan sa executive session sa dayag sa dili pa isira
• Ang butang lang nga gisulti ang pwedeng hisgotan atol sa sirado nga sesyon
• Walay final action o boto ang pwedeng kuhaon sa executive session — ang board kinahanglan mobalik sa publiko aron moboto

Mga kinahanglanon sa public testimony

Ang Sunshine Law naggarantiya sa publiko sa katungod sa pagpresentar og testimony sa bisan unsang agenda item. Ang mga board kinahanglan maghatag og makatarunganon nga oportunidad para sa public testimony.

Mga kinahanglanon sa compliance para sa testimony

• Tugotan ang oral testimony sa miting (sa personal o pinaagi sa remote connection kung gi-offer)
• Dawaton ang sinulat nga testimony nga gi-submit sa wala pa o sa miting
• Paghatag og klaro nga mga instruksyon sa notice sa miting kung unsaon pag-submit og testimony
• Ang mga board pwedeng mag-set og makatarunganong time limit sa oral testimony (pananglitan, 3 minuto matag tawo), apan dili pwedeng ipahunong kini og bug-os
• Ang mga board kinahanglan magkonsiderar sa testimony sa dili pa maghimo og desisyon, bisan dili sila obligado nga mosunod niini

Mga kinahanglanon sa mga minuto

Ang matag board kinahanglan magpadayon og sinulat nga mga minuto sa iyang mga miting. Ang mga minuto mahimong public record ug kinahanglan ihatag kung pangayoon.

Unsay kinahanglang ilakip sa mga minuto

• Petsa, oras, ug lugar sa miting
• Mga miyembro nga naa ug wala
• Unod sa tanang butang nga gisugyot, gihisgutan, o gidesisyonan
• Usa ka rekord sa bisan unsang boto nga gikuha (lakip kung unsaon pagboto sa matag miyembro)
• Kung gipahigayon ang executive session: ang boto sa pagsira sa miting ug ang katuyoan nga gi-cite

Ang mga minuto kinahanglan aprubahan sa sunod nga miting ug i-post sa publiko. Girekomenda sa OIP nga ang mga board mag-post sa mga minuto sulod sa 40 ka adlaw gikan sa miting.

Mga silot sa mga paglapas

Ang mga paglapas sa Sunshine Law pwedeng naay tinuod nga mga sangputanan:

• Mga giwagtang nga aksyon. Bisan unsang aksyon nga gikuha nga milapas sa Sunshine Law pwedeng wagtangon sa korte
• Mga bayad sa abogado. Ang board nga nakita nga milapas pwedeng obligahon nga magbayad sa mga bayad sa abogado sa nagdaog nga partido
• Personal nga responsibilidad. Ang mga miyembro sa board nga tinuyo nga milapas sa balaod pwedeng personal nga responsable sa multa nga hangtud sa $500 matag paglapas
• Mga opinyon sa OIP. Ang OIP pwedeng maghatag og pormal nga mga opinyon nga nakakaplag og paglapas ug nagrekomenda og corrective action

Compliance checklist para sa mga nag-organisa og miting

Gamita kining checklist sa wala pa ang matag miting aron masiguro ang Sunshine Law compliance:

Kasagarang mga sayop nga likayan

• Serial communication. Ang kadena sa usa-sa-usa nga panagsultihanay tali sa mga miyembro sa board nga sa kinatibuk-an naglakip sa quorum nga naghisgot sa negosyo sa board usa ka paglapas sa Sunshine Law — bisan walay usa ka panagsultihanay nga naglakip sa quorum
• Mga vague nga agenda item. “New Business” o “Discussion” nga walay mga espesipiko dili nakatuman sa kinahanglanon sa notice para sa substantive deliberation
• Paghimo sa executive session. Ang pagkuha og final vote o paghimo og binding decision samtang sirado ang sesyon milapas sa balaod
• Late notice. Ang pag-file sa notice nga kulang sa 6 ka adlaw sa kalendaryo sa wala pa ang miting milapas sa kinahanglanon, bisan usa lang ka adlaw
• Pagbabag sa testimony. Ang pagdumili sa pagdawat og testimony o ang dili paghatag og makatarunganong oportunidad para madungog ang publiko usa ka paglapas

Mga resource

• HRS Chapter 92 — tibuok teksto
• OIP Sunshine Law guidance
• OIP Sunshine Law guide (PDF)
• OIP training ug mga workshop
• Kalendaryo sa public meeting sa estado

Pagsugod

Kinahanglan og tabang sa Sunshine Law compliance? Ang OIP nag-offer og libre nga training ug giya para sa mga board sa gobyerno.

Kontaka ang OIP   Giya sa Public Records   Tan-awa ang mga Miting