阳光法案（HRS 第 92 章）要求政府委员会、理事会和议会在公开场合处理事务。本指南涵盖会议组织者需要了解的合规要求 — 通知要求、议程规则、闭门会议程序和公众证词义务。
这是通俗语言的合规概述。完整法律文本请参见 HRS 第 92 章。官方指导请联系信息实践办公室（OIP）。
阳光法案下什么构成”会议”
阳光法案下的”会议”是指委员会的法定人数（成员的多数）聚在一起讨论、审议或就委员会拥有监督、控制、管辖或咨询权力的事务做出决定的任何集会。
这包括：
- 常规会议和特别会议
- 委员会会议（如果委员会达到全体委员会的法定人数）
- 工作坊和工作会议
- 讨论委员会事务的现场考察
- 有法定人数参加的电话会议或视频会议
- 法定人数讨论委员会事务的连续通信（例如电子邮件链）
这不包括没有法定人数的非正式聚会、纯社交活动或内部工作人员会议（该法律适用于委员会，而非机构日常运作）。
通知要求
任何会议的书面公告必须在会议前至少六个日历日提交。这意味着如果会议在星期三举行，通知必须不迟于上一个星期四提交。
通知必须包含的内容
- 会议的日期、时间和地点
- 议程（将要审议的所有事项的列表）
- 会议向公众开放的声明
- 可以提交证词的声明（以及如何提交）
- 请求合理便利的联系信息
在哪里发布通知
- 州日历 calendar.ehawaii.gov
- 委员会自己的网站（如适用）
- 会议将举行的实际地点（如适用）
紧急会议可以在不到六天通知的情况下召开，但仅当紧急情况或公共健康、安全或福利面临紧迫危险需要立即行动时。原因必须在通知中说明。
议程要求
议程是阳光法案中最敏感的合规部分。核心规则很简单：委员会不得讨论或就未列入已公布议程的任何事项采取行动。
议程具体性
- 每个议程事项必须描述得足够具体，以便公众能够确定是否要出席或作证
- “旧业务”或”新业务”等模糊描述不足以用于实质性讨论
- “报告”或”公告”事项仅对信息更新可接受 — 不得进行审议或决策
- 如果委员会将对某事项投票，事项描述应明确说明
议程发布后添加事项
一般来说，议程发布后不能添加事项。如果出现不在议程上的事项，委员会必须在适当通知后将其安排在未来的会议中。唯一的例外是该事项符合 HRS 92-8 下的紧急情况。
闭门会议规则
闭门会议（非公开会议）仅允许用于 HRS 92-5 中列出的特定目的。所有其他事务必须在公开场合进行。
允许闭门会议的目的
- 人事事务 — 考虑聘用、评估、解雇或处分某官员或雇员（但不包括一般人事政策讨论）
- 法律事务 — 就与委员会的权力、职责、特权、豁免和责任相关的问题与委员会律师协商
- 集体谈判 — 与集体谈判相关的审议
- 安全事务 — 讨论与公共安全或安保相关的事项
- 不动产交易 — 当公开知晓会增加价格时，考虑收购不动产
- 调查 — 调查涉嫌违法行为，当公开披露会损害调查时
进入闭门会议的程序
- 议程必须说明委员会可能进入闭门会议，并引用具体的 HRS 92-5 条款
- 需要出席成员的三分之二投票才能关闭会议
- 委员会必须在关闭前公开宣布闭门会议的目的
- 闭门会议期间只能讨论所述事项
- 闭门会议中不得采取最终行动或投票 — 委员会必须恢复公开会议进行投票
公众证词要求
阳光法案保障公众就任何议程事项提交证词的权利。委员会必须为公众证词提供合理的机会。
证词的合规要求
- 允许在会议上进行口头作证（当面或通过远程连接，如果提供的话）
- 接受在会议前或会议期间提交的书面证词
- 在会议通知中提供关于如何提交证词的明确说明
- 委员会可以对口头证词设置合理的时间限制（例如每人 3 分钟），但不能完全禁止
- 委员会在做出决定之前必须考虑证词，但不要求必须遵循
远程证词：许多委员会现在通过视频或电话接受证词。如果您的委员会提供远程访问，请在会议通知中包含连接详情。
会议记录要求
每个委员会都必须保留其会议的书面记录。会议记录成为公共记录，必须在请求时提供。
会议记录必须包含的内容
- 会议的日期、时间和地点
- 出席和缺席的成员
- 所有提出、讨论或决定的事项的实质内容
- 任何投票的记录（包括每位成员的投票方式）
- 如果举行了闭门会议：关闭会议的投票和引用的目的
会议记录应在后续会议上批准并公开发布。OIP 建议委员会在会议后 40 天内发布会议记录。
违规处罚
违反阳光法案可能会有实际后果：
- 行动无效。违反阳光法案采取的任何行动可能被法院宣布无效
- 律师费。被认定违规的委员会可能被要求支付胜诉方的律师费
- 个人责任。故意违法的委员会成员可能要承担每次违规最高 $500 的罚款的个人责任
- OIP 意见。OIP 可以发布认定违规并建议纠正措施的正式意见
会议组织者合规清单
在每次会议前使用此清单确保遵守阳光法案：
会议之前
- 议程事项描述得足够具体，以便公众了解将要讨论什么
- 书面通知在会议前至少 6 个日历日提交
- 通知发布在州日历上（calendar.ehawaii.gov）
- 通知包含日期、时间、地点和完整议程
- 通知包含如何提交证词的信息
- 通知包含请求合理便利的联系信息
- 如果预期有闭门会议，议程引用了具体的 HRS 92-5 条款
会议期间
- 讨论仅限于议程事项 — 不得进行议程外审议
- 每个议程事项都允许公众证词
- 如果进入闭门会议：进行三分之二投票，公开宣布目的
- 所有投票在公开会议中进行并记录
- 闭门会议中不采取最终行动
会议之后
- 及时起草会议记录（建议在 40 天内）
- 会议记录包含出席成员、讨论事项和投票记录
- 会议记录在后续会议上批准
- 批准的会议记录公开发布
应避免的常见错误
- 连续通信。委员会成员之间一系列一对一的对话，如果总体涉及法定人数讨论委员会事务，就违反了阳光法案 — 即使没有一次单独的对话涉及法定人数
- 模糊的议程事项。“新业务”或”讨论”没有具体内容，不符合实质性审议的通知要求
- 在闭门会议中采取行动。在非公开会议期间进行最终投票或做出有约束力的决定违反了法律
- 迟发通知。在会议前不到 6 个日历日提交通知违反了要求，即使只差一天
- 阻止证词。拒绝接受证词或不提供合理的机会让公众发表意见属于违规
资源
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