คู่มือการปฏิบัติตามกฎหมาย Sunshine

กฎหมายแสงแดด (Sunshine Law) (HRS Chapter 92) กำหนดให้คณะกรรมการ คณะกรรมาธิการ และสภาของรัฐบาลดำเนินกิจการอย่างเปิดเผย คู่มือนี้ครอบคลุมสิ่งที่ผู้จัดการประชุมต้องทราบเพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย — ข้อกำหนดการแจ้งล่วงหน้า กฎวาระ ขั้นตอนการประชุมลับ และข้อผูกพันเกี่ยวกับการให้การของประชาชน

อะไรถือเป็น “การประชุม” ภายใต้กฎหมายแสงแดด

“การประชุม” ภายใต้กฎหมายแสงแดดคือการรวมตัวขององค์ประชุม (เสียงข้างมากของสมาชิก) ของคณะกรรมการที่สมาชิกหารือ พิจารณา หรือตัดสินใจในเรื่องที่คณะกรรมการมีอำนาจกำกับดูแล ควบคุม เขตอำนาจ หรืออำนาจที่ปรึกษา

ซึ่งรวมถึง:

• การประชุมปกติและพิเศษ
• การประชุมคณะกรรมาธิการ (หากคณะกรรมาธิการมีองค์ประชุมของคณะกรรมการเต็ม)
• เวิร์กช็อปและการประชุมทำงาน
• การเยี่ยมชมสถานที่ที่มีการหารือกิจการคณะกรรมการ
• การประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอคอลที่มีองค์ประชุม
• การสื่อสารต่อเนื่อง (เช่น อีเมลลูกโซ่) ที่องค์ประชุมหารือกิจการคณะกรรมการ

ไม่รวมถึงการรวมตัวอย่างไม่เป็นทางการที่ไม่มีองค์ประชุม กิจกรรมทางสังคม หรือการประชุมภายในของเจ้าหน้าที่ (กฎหมายใช้กับคณะกรรมการ ไม่ใช่การดำเนินงานประจำวันของหน่วยงาน)

ข้อกำหนดการแจ้งล่วงหน้า

ประกาศการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรต้องยื่นอย่างน้อยหกวันปฏิทินก่อนการประชุม ซึ่งหมายความว่าหากการประชุมอยู่ในวันพุธ ต้องยื่นประกาศไม่เกินวันพฤหัสบดีก่อนหน้า

ประกาศต้องระบุอะไรบ้าง

• วันที่ เวลา และสถานที่ประชุม
• วาระ (รายการประเด็นทั้งหมดที่จะพิจารณา)
• คำแถลงว่าการประชุมเปิดรับสาธารณะ
• คำแถลงว่าสามารถส่งหนังสือให้การได้ (และวิธีการ)
• ข้อมูลติดต่อสำหรับการขอสิ่งอำนวยความสะดวก

ประกาศจะต้องเผยแพร่ที่ไหน

• ปฏิทินของรัฐที่ calendar.ehawaii.gov
• เว็บไซต์ของคณะกรรมการ (ถ้ามี)
• สถานที่จัดประชุม (ถ้าเกี่ยวข้อง)

ข้อกำหนดวาระ

วาระเป็นส่วนที่อ่อนไหวที่สุดในการปฏิบัติตามกฎหมายแสงแดด กฎหลักเรียบง่าย: คณะกรรมการไม่สามารถหารือหรือดำเนินการในประเด็นที่ไม่อยู่ในวาระที่เผยแพร่

ความเฉพาะเจาะจงของวาระ

• แต่ละประเด็นในวาระต้องอธิบายอย่างเฉพาะเจาะจงเพียงพอเพื่อให้สาธารณะตัดสินได้ว่าจะเข้าร่วมหรือให้การหรือไม่
• คำอธิบายที่คลุมเครือเช่น “เรื่องเก่า” หรือ “เรื่องใหม่” ไม่เพียงพอสำหรับการหารือเนื้อหาสาระ
• ประเด็น “รายงาน” หรือ “ประกาศ” ยอมรับได้เฉพาะสำหรับการอัปเดตข้อมูล — ไม่มีการพิจารณาหรือตัดสินใจ
• หากคณะกรรมการจะลงมติในเรื่องใด คำอธิบายประเด็นควรระบุให้ชัดเจน

การเพิ่มประเด็นหลังจากเผยแพร่วาระ

โดยทั่วไป ไม่สามารถเพิ่มประเด็นในวาระหลังจากเผยแพร่ได้ หากมีเรื่องเกิดขึ้นที่ไม่อยู่ในวาระ คณะกรรมการต้องจัดกำหนดการสำหรับการประชุมในอนาคตพร้อมการแจ้งล่วงหน้าที่เหมาะสม ข้อยกเว้นเดียวคือหากประเด็นมีคุณสมบัติเป็นเหตุฉุกเฉินภายใต้ HRS 92-8

กฎการประชุมลับ

การประชุมลับ (Executive session) อนุญาตเฉพาะสำหรับจุดประสงค์เฉพาะที่ระบุใน HRS 92-5 กิจการอื่นทั้งหมดต้องดำเนินการในที่สาธารณะ

จุดประสงค์ที่อนุญาตสำหรับการประชุมลับ

• เรื่องบุคลากร — พิจารณาการจ้าง ประเมินผล ปลด หรือลงโทษเจ้าหน้าที่หรือพนักงาน (แต่ไม่ใช่การหารือนโยบายบุคลากรทั่วไป)
• เรื่องทางกฎหมาย — ปรึกษาทนายความของคณะกรรมการเกี่ยวกับคำถามและปัญหาที่เกี่ยวกับอำนาจ หน้าที่ เอกสิทธิ์ ความคุ้มกัน และความรับผิด
• การเจรจาร่วม — การพิจารณาที่เกี่ยวกับการเจรจาร่วม
• เรื่องความมั่นคง — หารือเรื่องที่เกี่ยวกับความปลอดภัยหรือความมั่นคงสาธารณะ
• ธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์ — พิจารณาการได้มาซึ่งอสังหาริมทรัพย์เมื่อความรู้ของสาธารณะจะเพิ่มราคา
• การสอบสวน — สอบสวนการละเมิดกฎหมายที่ถูกกล่าวหาเมื่อการเปิดเผยต่อสาธารณะจะกระทบการสอบสวน

ขั้นตอนการเข้าประชุมลับ

• วาระต้องระบุว่าคณะกรรมการอาจเข้าประชุมลับและอ้างบทบัญญัติ HRS 92-5 เฉพาะ
• ต้องมีมติสองในสามของสมาชิกที่เข้าร่วมเพื่อปิดการประชุม
• คณะกรรมการต้องประกาศจุดประสงค์ของการประชุมลับต่อสาธารณะก่อนปิด
• เฉพาะเรื่องที่ระบุเท่านั้นที่สามารถหารือระหว่างการประชุมปิด
• ไม่สามารถดำเนินการหรือลงมติขั้นสุดท้ายในการประชุมลับ — คณะกรรมการต้องกลับมาประชุมในที่สาธารณะเพื่อลงมติ

ข้อกำหนดการให้การของประชาชน

กฎหมายแสงแดดรับประกันสิทธิ์ของประชาชนในการให้การเกี่ยวกับประเด็นวาระใดก็ได้ คณะกรรมการต้องให้โอกาสที่สมเหตุสมผลสำหรับการให้การของประชาชน

ข้อกำหนดการปฏิบัติตามสำหรับการให้การ

• อนุญาตให้มีการให้การด้วยวาจาในที่ประชุม (ด้วยตนเองหรือผ่านการเชื่อมต่อทางไกลหากมีให้)
• รับหนังสือให้การเป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งก่อนหรือในที่ประชุม
• ให้คำแนะนำที่ชัดเจนในประกาศการประชุมเกี่ยวกับวิธีส่งหนังสือให้การ
• คณะกรรมการอาจกำหนดเวลาจำกัดที่สมเหตุสมผลสำหรับการให้การด้วยวาจา (เช่น 3 นาทีต่อคน) แต่ไม่สามารถห้ามได้ทั้งหมด
• คณะกรรมการต้องพิจารณาหนังสือให้การก่อนตัดสินใจ แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตาม

ข้อกำหนดบันทึกการประชุม

คณะกรรมการทุกแห่งต้องเก็บบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร บันทึกกลายเป็นเอกสารสาธารณะและต้องเปิดเผยเมื่อมีการร้องขอ

บันทึกการประชุมต้องระบุอะไร

• วันที่ เวลา และสถานที่ประชุม
• สมาชิกที่เข้าร่วมและขาด
• สาระสำคัญของทุกเรื่องที่เสนอ หารือ หรือตัดสินใจ
• บันทึกการลงมติ (รวมถึงแต่ละสมาชิกลงมติอย่างไร)
• หากมีการประชุมลับ: การลงมติเพื่อปิดการประชุมและจุดประสงค์ที่อ้าง

บันทึกการประชุมควรได้รับการอนุมัติในการประชุมครั้งถัดไปและเผยแพร่ต่อสาธารณะ OIP แนะนำให้คณะกรรมการเผยแพร่บันทึกภายใน 40 วันหลังการประชุม

บทลงโทษสำหรับการละเมิด

การละเมิดกฎหมายแสงแดดมีผลที่ตามมาจริง:

• การดำเนินการที่เป็นโมฆะ การดำเนินการใดที่ทำโดยละเมิดกฎหมายแสงแดดอาจถูกศาลเพิกถอน
• ค่าทนายความ คณะกรรมการที่ถูกพบว่าละเมิดอาจต้องจ่ายค่าทนายความของฝ่ายที่ชนะ
• ความรับผิดส่วนบุคคล สมาชิกคณะกรรมการที่จงใจละเมิดกฎหมายอาจรับผิดส่วนบุคคลเป็นค่าปรับสูงสุด $500 ต่อการละเมิด
• ความเห็น OIP OIP สามารถออกความเห็นอย่างเป็นทางการที่พบว่ามีการละเมิดและแนะนำมาตรการแก้ไข

รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายสำหรับผู้จัดการประชุม

ใช้รายการตรวจสอบนี้ก่อนการประชุมทุกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎหมายแสงแดด:

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

• การสื่อสารต่อเนื่อง ห่วงโซ่การสนทนาแบบตัวต่อตัวระหว่างสมาชิกคณะกรรมการที่รวมกันเกี่ยวข้องกับองค์ประชุมหารือกิจการคณะกรรมการเป็นการละเมิดกฎหมายแสงแดด — แม้ว่าจะไม่มีการสนทนาเดียวที่เกี่ยวข้องกับองค์ประชุม
• ประเด็นวาระที่คลุมเครือ “เรื่องใหม่” หรือ “การหารือ” โดยไม่มีรายละเอียดไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการแจ้งล่วงหน้าสำหรับการพิจารณาเนื้อหาสาระ
• การดำเนินการในการประชุมลับ การลงมติขั้นสุดท้ายหรือตัดสินใจที่มีผลผูกพันขณะประชุมปิดละเมิดกฎหมาย
• ประกาศล่าช้า การยื่นประกาศน้อยกว่า 6 วันปฏิทินก่อนการประชุมละเมิดข้อกำหนด แม้จะน้อยกว่าเพียงหนึ่งวัน
• การกีดกันการให้การ การปฏิเสธรับหนังสือให้การหรือไม่ให้โอกาสที่สมเหตุสมผลแก่สาธารณะในการแสดงความคิดเห็นเป็นการละเมิด

ทรัพยากร

• HRS Chapter 92 — บทบัญญัติฉบับเต็ม
• คำแนะนำกฎหมายแสงแดดจาก OIP
• คู่มือกฎหมายแสงแดดจาก OIP (PDF)
• การฝึกอบรมและเวิร์กช็อป OIP
• ปฏิทินการประชุมสาธารณะของรัฐ

เริ่มต้น

ต้องการความช่วยเหลือในการปฏิบัติตามกฎหมายแสงแดดหรือไม่? OIP เสนอการฝึกอบรมและคำแนะนำฟรีสำหรับคณะกรรมการของรัฐบาล

ติดต่อ OIP   คู่มือเอกสารสาธารณะ   เรียกดูการประชุม