Mọi thứ bạn cần để tổ chức sự kiện tham gia công dân trong cộng đồng của bạn. Đọc qua hướng dẫn này, tải xuống tài nguyên, và liên hệ nếu bạn có câu hỏi. Bạn không cần phải là chuyên gia — bạn chỉ cần quan tâm.
Có câu hỏi? Gửi email cho chúng tôi tại email@access100.org — chúng tôi sẽ giúp bạn lên kế hoạch sự kiện.
Buổi viết thư là gì?
Buổi viết thư là buổi họp mặt cộng đồng nơi mọi người cùng nhau viết thư cho đại biểu về các vấn đề quan trọng với họ. Nó có thể là vài người quanh bàn bếp hoặc sự kiện lớn hơn tại thư viện hay trung tâm cộng đồng.
Civi.Me không yêu cầu người tham dự lấy lập trường nào về bất kỳ vấn đề nào. Chúng tôi cung cấp công cụ: viết cho ai, cách gửi thư, và mẫu thư giúp mọi người có cấu trúc bắt đầu. Người tham dự mang theo tiếng nói riêng của mình.
Trước sự kiện: danh sách chuẩn bị
Bốn tuần trở lên trước sự kiện
- Chọn ngày, giờ, và địa điểm (thư viện, trung tâm cộng đồng, quán cà phê, nhà riêng — bất cứ đâu đều được)
- Chọn một chủ đề trọng tâm hoặc để mở (sự kiện mở thường thu hút nhiều người hơn ban đầu)
- Nộp đơn xin trợ cấp sự kiện Civi.Me nếu bạn cần giúp trang trải chi phí thực phẩm hoặc vật tư (xem bên dưới)
- Liên hệ địa điểm để xác nhận khả dụng và bất kỳ yêu cầu chuẩn bị nào
Hai tuần trước
- Chia sẻ sự kiện với bạn bè, gia đình, và các nhóm cộng đồng
- Đăng trong các nhóm Facebook khu phố, NextDoor, bảng tin cộng đồng, và mạng lưới trường học
- Cho chúng tôi biết về sự kiện của bạn để chúng tôi có thể đăng trên trang sự kiện Civi.Me
- Tải xuống và in các mẫu thư và bảng thông tin liên hệ đại biểu
- Chuẩn bị thực phẩm và vật tư (bút, giấy, phong bì, tem nếu gửi bưu điện)
Ngày diễn ra sự kiện
- Đến sớm để sắp xếp bàn, ghế, và tài liệu in
- Chuẩn bị bảng đăng ký (tùy chọn — một số người tham dự có thể không muốn đăng ký)
- Mở máy tính xách tay hoặc máy tính bảng với Civi.Me nếu có internet
- Chào đón mọi người khi họ đến và đảm bảo mọi người cảm thấy được chào đón
- Giới thiệu tổng quan 5 phút về sự kiện là gì và cách thức hoạt động
- Để mọi người viết theo tốc độ riêng — không áp lực, không kịch bản
- Giúp ghi địa chỉ phong bì, dán tem, và hướng dẫn gửi
Sau sự kiện
- Chia sẻ bản tóm tắt ngắn với chúng tôi (bao nhiêu người tham dự, phản hồi nào)
- Đăng ảnh lên mạng xã hội nếu người tham dự đồng ý (tag @civime)
- Thu thập bất kỳ thư chưa gửi nào và gửi bưu điện thay mặt người tham dự đã yêu cầu
- Nghĩ về lần tiếp theo — sự kiện định kỳ xây dựng kết nối cộng đồng mạnh mẽ hơn
Trong sự kiện: mẹo tổ chức
Giữ không khí thân thiện, không chính trị
Mọi người sẽ đến với những ý kiến khác nhau về các vấn đề. Điều đó là bình thường và tốt. Vai trò của bạn với tư cách là người tổ chức là đảm bảo mọi người cảm thấy thoải mái, không phải hướng dẫn mọi người đến bất kỳ lập trường cụ thể nào. Nếu cuộc trò chuyện trở nên gay gắt, hãy chuyển hướng về việc viết và nhắc mọi người rằng tham gia công dân hiệu quả nhất khi nhiều tiếng nói được lắng nghe — bao gồm cả những tiếng nói bất đồng.
Giúp mọi người tìm chủ đề
Một số người tham dự sẽ đến và biết chính xác họ muốn viết về gì. Những người khác có thể không biết bắt đầu từ đâu. Hãy hỏi họ: “Có điều gì đang xảy ra trong khu phố bạn mà bạn ước nhiều người biết hơn không?” hoặc “Có quyết định nào của hội đồng hoặc ban mà bạn đang suy nghĩ không?” Lịch cuộc họp Civi.Me là điểm khởi đầu tốt.
Sử dụng mẫu thư như điểm bắt đầu, không phải đích đến
Các mẫu thư cho mọi người một cấu trúc để trang giấy trắng không đáng sợ. Khuyến khích người tham dự viết bằng giọng văn riêng. Một lá thư cá nhân, cụ thể hiệu quả hơn thư mẫu. Các mẫu có thể được chỉnh sửa, bổ sung, hoặc hầu như bỏ qua — chúng là khung, không phải kịch bản.
Cho các đảo lân cận và sự kiện trực tuyến
Bạn có thể tổ chức buổi viết thư qua cuộc gọi video. Tạo tài liệu chung với các mẫu, chia sẻ màn hình để hướng dẫn qua lịch cuộc họp Civi.Me, và để mọi người viết trong khi gọi. Điều này phù hợp cho cộng đồng Maui, Hawaii Island, và Kauai có thể chưa có hỗ trợ đại sứ trực tiếp.
Tài trợ bánh pizza
Civi.Me cung cấp trợ cấp nhỏ cho sự kiện cho các đại sứ tổ chức buổi viết thư và sự kiện tham gia công dân. Trợ cấp giúp trang trải chi phí thực phẩm, tài liệu in, và bất kỳ phí địa điểm nào.
Cách hoạt động
- Nộp đơn ít nhất hai tuần trước sự kiện
- Cho chúng tôi biết số người tham dự dự kiến, địa điểm, và bạn dự định sử dụng trợ cấp vào việc gì
- Trợ cấp thường từ $50 đến $150 tùy thuộc vào quy mô sự kiện
- Chúng tôi sẽ yêu cầu bản tóm tắt đơn giản sau sự kiện (số lượng người tham dự và vài câu về diễn biến)
Các trợ cấp này được tài trợ bởi quyên góp và hỗ trợ cộng đồng. Nếu tổ chức của bạn muốn tài trợ quỹ pizza, hãy liên hệ.
Tài nguyên đại sứ
Các hướng dẫn này bao gồm mọi thứ bạn cần để tổ chức sự kiện tham gia công dân hiệu quả. Tất cả tài nguyên đều miễn phí để sử dụng, chia sẻ, và in.
- Bộ Công Cụ Viết Thư — Mẫu thư để viết cho các nhà lập pháp tiểu bang, thành viên hội đồng quận, và các cơ quan công khác
- Cách Phát Biểu — Hướng dẫn từng bước cho người phát biểu lần đầu tại phiên điều trần công khai
- Thông Tin Liên Hệ Đại Biểu — Duyệt tất cả hội đồng để tìm thông tin liên hệ đại biểu Hawaii
- Mẫu Tờ Rơi Sự Kiện — Gửi email cho chúng tôi và chúng tôi sẽ gửi bạn tờ rơi có thể tùy chỉnh cho sự kiện của bạn
Sẵn sàng bắt đầu?
Bạn không cần phải chuẩn bị mọi thứ trước khi liên hệ. Nếu bạn quan tâm đến việc tổ chức sự kiện — dù nhỏ — chúng tôi rất muốn nghe từ bạn.