Kit del Embajador

Todo lo que necesita para organizar un evento de participación cívica en su comunidad. Lea esta guía, descargue los recursos y comuníquese con nosotros si tiene preguntas. No necesita ser experto/a — solo necesita que le importe.

¿Preguntas? Envíenos un correo electrónico a email@access100.org — le ayudaremos a planificar su evento.

¿Qué es una fiesta de escritura de cartas?

Una fiesta de escritura de cartas es una reunión comunitaria donde las personas se juntan para escribir cartas a sus representantes sobre temas que les importan. Puede ser un puñado de personas alrededor de la mesa de la cocina de alguien o un evento más grande en una biblioteca o centro comunitario.

Civi.Me no les dice a los asistentes qué posición tomar sobre ningún tema. Proporcionamos las herramientas: a quién escribir, cómo enviar una carta y plantillas que dan a las personas una estructura inicial. Los asistentes traen sus propias voces.

Antes de su evento: lista de verificación de planificación

Cuatro o más semanas antes

  • Elija una fecha, hora y lugar (biblioteca, centro comunitario, cafetería, hogar — cualquier lugar funciona)
  • Elija un tema de enfoque o déjelo abierto (los eventos abiertos tienden a atraer más personas al principio)
  • Solicite una beca de evento de Civi.Me si necesita ayuda para cubrir comida o suministros (ver más abajo)
  • Contacte a su lugar para confirmar disponibilidad y cualquier requisito de instalación

Dos semanas antes

  • Comparta su evento con amigos, familia y grupos comunitarios
  • Publique en grupos de Facebook del vecindario, NextDoor, tableros de anuncios comunitarios y redes escolares
  • Avísenos sobre su evento para que podamos incluirlo en la página de eventos de Civi.Me
  • Descargue e imprima las plantillas de cartas y las hojas de contacto de representantes
  • Prepare comida y suministros (bolígrafos, papel, sobres, estampillas si va a enviar por correo)

El día del evento

  • Llegue temprano para preparar mesas, sillas y materiales impresos
  • Tenga una hoja de registro lista (opcional — algunos asistentes prefieren no registrarse)
  • Configure una computadora portátil o tableta con Civi.Me abierto si tiene acceso a internet
  • Salude a las personas a medida que llegan y asegúrese de que todos se sientan bienvenidos
  • Dé una breve descripción de 5 minutos sobre qué es el evento y cómo funciona
  • Deje que las personas escriban a su propio ritmo — sin presión, sin guión
  • Ayude con la dirección de sobres, colocación de estampillas y orientación de envío

Después del evento

  • Comparta un breve resumen con nosotros (cuántas personas asistieron, cualquier comentario)
  • Publique fotos en redes sociales si los asistentes están de acuerdo (etiquete @civime)
  • Recoja las cartas no enviadas y envíelas en nombre de los asistentes que lo solicitaron
  • Piense en el próximo — los eventos recurrentes construyen conexiones comunitarias más fuertes

Durante el evento: consejos para anfitriones

Manténgalo acogedor, no político

Las personas vendrán con diferentes opiniones sobre los temas. Eso es esperado y bueno. Su rol como anfitrión/a es asegurarse de que todos se sientan cómodos, no guiar a las personas hacia una posición particular. Si una conversación se acalora, redirija hacia la escritura y recuerde a todos que la participación cívica funciona mejor cuando se escuchan muchas voces — incluidas las voces que están en desacuerdo.

Ayude a las personas a encontrar su tema

Algunos asistentes llegarán sabiendo exactamente sobre qué quieren escribir. Otros pueden no saber por dónde empezar. Pregúnteles: “¿Hay algo que esté sucediendo en su vecindario que desearía que más personas supieran?” o “¿Hay alguna decisión de un consejo o junta en la que ha estado pensando?” El calendario de reuniones de Civi.Me es un buen punto de partida.

Use las plantillas como punto de partida, no como meta final

Las plantillas de cartas dan a las personas una estructura para que la página en blanco no sea intimidante. Anime a los asistentes a escribir con su propia voz. Una carta personal y específica es más efectiva que una carta formulario. Las plantillas se pueden editar, ampliar o ignorar en gran medida — son un andamiaje, no guiones.

Para las islas vecinas y eventos virtuales

Puede organizar una fiesta de escritura de cartas por videollamada. Configure un documento compartido con las plantillas, comparta su pantalla para recorrer el calendario de reuniones de Civi.Me y deje que las personas escriban mientras están en la llamada. Esto funciona bien para comunidades de Maui, Hawaii Island y Kauai que pueden no tener apoyo de embajadores presenciales todavía.

Financie la pizza

Civi.Me ofrece pequeñas becas para eventos a embajadores que organizan fiestas de escritura de cartas y eventos de participación cívica. Las becas ayudan a cubrir el costo de comida, materiales impresos y cualquier tarifa del lugar.

Cómo funciona

  • Solicite al menos dos semanas antes de su evento
  • Díganos su asistencia esperada, lugar y en qué planea gastar la beca
  • Las becas son típicamente de $50 a $150 dependiendo del tamaño del evento
  • Le pediremos un resumen simple después del evento (conteo de asistencia y una o dos oraciones sobre cómo fue)

Estas becas se financian a través de donaciones y apoyo comunitario. Si su organización desea patrocinar el fondo de pizza, comuníquese con nosotros.

Solicitar una beca para evento

Recursos para embajadores

Estas guías cubren todo lo que necesita para organizar un evento efectivo de participación cívica. Todos los recursos son gratuitos para usar, compartir e imprimir.

¿Listo/a para comenzar?

No necesita tener todo resuelto antes de comunicarse. Si le interesa organizar un evento — incluso uno pequeño — nos encantaría saber de usted.

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