แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการมีส่วนร่วมของประชาชน

การมีส่วนร่วมของประชาชนที่มีประสิทธิภาพไม่เกิดขึ้นโดยบังเอิญ ต้องมีการออกแบบอย่างตั้งใจ — ตั้งแต่วิธีกำหนดเวลาการประชุมไปจนถึงวิธีตอบสนองต่อการให้การ คู่มือนี้ครอบคลุมข้อกำหนดทางกฎหมายและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับหน่วยงานรัฐบาลและองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ต้องการก้าวไปไกลกว่าการปฏิบัติตามแบบทำเพียงเพื่อให้ครบถ้วนไปสู่การมีส่วนร่วมที่ครอบคลุมอย่างแท้จริง

ทำไมการมีส่วนร่วมของประชาชนจึงสำคัญ

ข้อกำหนดทางกฎหมาย

กฎหมาย Hawaii กำหนดให้มีการมีส่วนร่วมของประชาชนในหลายบริบท:

• กฎหมายแสงแดด (HRS Chapter 92) — คณะกรรมการและคณะกรรมาธิการต้องอนุญาตให้ประชาชนให้การในทุกประเด็นวาระ
• การทบทวนสิ่งแวดล้อม (HRS Chapter 343) — ต้องมีช่วงรับความคิดเห็นสาธารณะสำหรับรายงานผลกระทบสิ่งแวดล้อม
• การใช้ที่ดิน (HRS Chapter 205) — ต้องมีการรับฟังสาธารณะสำหรับการแก้ไขเขตแดนและใบอนุญาตพิเศษ
• ผังเมืองเทศมณฑล — ต้องมีการรับฟังสาธารณะสำหรับการเปลี่ยนแปลงผังเมือง ข้อยกเว้น และใบอนุญาตใช้แบบมีเงื่อนไข
• ข้อกำหนดของรัฐบาลกลาง — โปรแกรมของรัฐบาลกลางหลายโปรแกรม (คมนาคม ที่อยู่อาศัย สิ่งแวดล้อม) กำหนดให้มีการมีส่วนร่วมของประชาชนเป็นเงื่อนไขของเงินทุน

ประโยชน์ในทางปฏิบัติ

นอกเหนือจากการปฏิบัติตามกฎหมาย การมีส่วนร่วมของประชาชนที่มีความหมายนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น:

• การตัดสินใจที่ดีขึ้น สมาชิกชุมชนมีความรู้ท้องถิ่นที่เจ้าหน้าที่และสมาชิกคณะกรรมการอาจขาด
• ความชอบธรรมที่มากขึ้น การตัดสินใจที่มีการรับฟังความคิดเห็นจากสาธารณะสามารถปกป้องได้ดีกว่าและมีโอกาสถูกท้าทายทางกฎหมายน้อยลง
• ลดความขัดแย้ง การมีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ ป้องกันความประหลาดใจและสร้างความไว้วางใจ ลดการต่อต้านในภายหลัง
• ความเท่าเทียม การเข้าถึงอย่างตั้งใจช่วยให้แน่ใจว่าการตัดสินใจสะท้อนความต้องการของสมาชิกชุมชนทุกคน ไม่ใช่เฉพาะผู้ที่รู้วิธีนำทางรัฐบาลอยู่แล้ว

ข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับช่วงรับความคิดเห็นสาธารณะ

เมื่อช่วงรับความคิดเห็นสาธารณะเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย กฎเหล่านี้จะใช้:

• ประกาศล่วงหน้าเพียงพอ ให้เวลาล่วงหน้าเพียงพอเพื่อให้สาธารณะเรียนรู้เกี่ยวกับประเด็นและเตรียมความคิดเห็น หกวันปฏิทินเป็นขั้นต่ำของกฎหมายแสงแดด; นานกว่าดีสำหรับประเด็นที่ซับซ้อน
• คำแนะนำที่ชัดเจน บอกผู้คนว่าจะส่งความคิดเห็นได้อย่างไร — ทางอีเมล ด้วยตนเอง ทางไปรษณีย์ และภายในกำหนดเวลาใด
• การเข้าถึงข้อมูล ทำให้เอกสารที่เกี่ยวข้องพร้อมให้สาธารณะก่อนช่วงรับความคิดเห็นปิด ผู้คนไม่สามารถให้ความคิดเห็นที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่พวกเขาไม่ได้เห็น
• พิจารณาและตอบสนอง ตรวจสอบความคิดเห็นทั้งหมดที่ได้รับและตอบในกระบวนการตัดสินใจ คุณไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยกับทุกความคิดเห็น แต่ต้องแสดงให้เห็นว่าพิจารณาแล้ว
• บันทึกกระบวนการ เก็บบันทึกความคิดเห็นที่ได้รับและวิธีที่ตอบสนอง

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการขอความคิดเห็นที่มีความหมาย

ก่อนการประชุมหรือช่วงรับความคิดเห็น

• เริ่มเร็ว มีส่วนร่วมกับสาธารณะก่อนที่จะตัดสินใจอย่างมีผล — ไม่ใช่หลังจากนั้น หากหน่วยงานตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติแล้ว การขอ “ความคิดเห็น” จะรู้สึกไร้สาระ
• ใช้ภาษาง่ายๆ เขียนประกาศ วาระ และเอกสารประกอบด้วยภาษาที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิค ตัวย่อ และภาษากฎหมาย
• ให้บริบท อย่าเพียงเผยแพร่เอกสารร่างและขอความคิดเห็น อธิบายว่าประเด็นคืออะไร ทำไมสำคัญ มีทางเลือกอะไรบ้าง และหน่วยงานเสนออะไร
• เข้าถึงนอกเหนือจากผู้เข้าร่วมตามปกติ เผยแพร่ประกาศในศูนย์ชุมชน ห้องสมุด และโซเชียลมีเดีย — ไม่ใช่แค่เว็บไซต์ของรัฐบาล แปลเอกสารเป็นภาษาที่ใช้ในชุมชน
• เผยแพร่เอกสารล่วงหน้า เผยแพร่เอกสารประกอบอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนกำหนดเวลารับความคิดเห็นเพื่อให้ผู้คนมีเวลาอ่านและเข้าใจ

ระหว่างการประชุม

• ต้อนรับผู้เข้าร่วมใหม่ เปิดการประชุมด้วยการอธิบายกระบวนการ — ใครอยู่ในคณะกรรมการ กำลังตัดสินใจอะไร และการให้การทำงานอย่างไร อย่าสมมติว่าทุกคนรู้
• เสนอหลายวิธีในการมีส่วนร่วม รับการให้การด้วยวาจา การให้การเป็นลายลักษณ์อักษร และการให้การทางไกล ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเข้าร่วมด้วยตนเองในเวลาทำการ
• เคารพเวลาของผู้ให้การ หากคุณกำหนดเวลาจำกัด ใช้อย่างสม่ำเสมอ รับทราบการให้การของแต่ละคนด้วยคำขอบคุณ
• ฟังอย่างตั้งใจ สมาชิกคณะกรรมการควรให้ความสนใจอย่างเห็นได้ชัด — ไม่ตรวจสอบโทรศัพท์หรือพูดคุยข้างเคียงขณะที่ประชาชนให้การ
• อธิบายขั้นตอนถัดไป ก่อนปิดการรับให้การ อธิบายว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป — เมื่อไหร่จะตัดสินใจ ผู้คนจะติดตามข่าวได้อย่างไร และจะมีโอกาสเพิ่มเติมในการแสดงความคิดเห็นหรือไม่

ทำให้การประชุมเข้าถึงได้

เวลา

• กำหนดเวลาการประชุมนอกเวลาทำงานปกติเมื่อเป็นไปได้ (ตอนเย็นหรือวันหยุดสุดสัปดาห์) เพื่อรองรับผู้ที่ทำงานในตอนกลางวัน
• หลีกเลี่ยงการกำหนดเวลาในช่วงกิจกรรมชุมชนสำคัญ วันหยุด หรืองานโรงเรียน
• หมุนเวียนเวลาประชุมหากคณะกรรมการประชุมเป็นประจำ เพื่อไม่ให้คนกลุ่มเดิมถูกกีดกันเสมอ

สถานที่

• เลือกสถานที่ที่เข้าถึงได้ตาม ADA ใกล้ขนส่งสาธารณะ และมีที่จอดรถเพียงพอ
• จัดประชุมในชุมชนที่ได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจ ไม่ใช่แค่ที่สำนักงานใหญ่ของหน่วยงาน
• ให้แน่ใจว่าห้องใหญ่พอสำหรับการเข้าร่วมของสาธารณะ — ห้องประชุมที่คับแคบส่งข้อความว่าไม่คาดหวังให้สาธารณะมา

ตัวเลือกเสมือนจริง

• เสนอการเข้าร่วมทางไกลผ่านวิดีโอและโทรศัพท์สำหรับการประชุมสาธารณะทุกครั้ง
• ระบุรายละเอียดการเชื่อมต่อในประกาศการประชุม
• ให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทางไกลสามารถให้การได้ ไม่ใช่แค่สังเกต
• ทดสอบเทคโนโลยีก่อนการประชุม
• มีแผนสำรองสำหรับปัญหาทางเทคนิค

การตอบสนองต่อการให้การของประชาชน

วิธีที่คุณตอบสนองต่อการให้การสำคัญเท่ากับว่าคุณรับหรือไม่ เป้าหมายคือแสดงให้ชุมชนเห็นว่าความคิดเห็นของพวกเขาถูกรับฟังและพิจารณา — แม้เมื่อคุณไม่เห็นด้วย

• รับทราบทุกความคิดเห็น ขอบคุณผู้ให้การ แจ้งให้ทราบว่าได้รับหนังสือให้การและจะเป็นส่วนหนึ่งของบันทึก
• ตอบสนองอย่างมีสาระ เมื่อเป็นไปได้ อธิบายว่าความคิดเห็นของชุมชนมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจอย่างไร — หรือทำไมคณะกรรมการเลือกทิศทางอื่น
• เผยแพร่สรุป สำหรับช่วงรับความคิดเห็นอย่างเป็นทางการ เผยแพร่สรุปความคิดเห็นที่ได้รับและคำตอบของหน่วยงาน
• ติดตาม หากคณะกรรมการมุ่งมั่นที่จะดำเนินการตามหนังสือให้การ ปฏิบัติตามและรายงานกลับ
• อย่าตั้งรับ การให้การของประชาชนบางครั้งเป็นการวิพากษ์วิจารณ์ นั่นคือจุดประสงค์ ตอบสนองต่อเนื้อหา ไม่ใช่น้ำเสียง

สเปกตรัมการมีส่วนร่วมของชุมชน

กรอบ International Association for Public Participation (IAP2) อธิบายห้าระดับของการมีส่วนร่วมของประชาชน จากน้อยไปมาก:

คณะกรรมการรัฐบาลส่วนใหญ่ดำเนินงานในระดับ “ปรึกษา” — รับหนังสือให้การในที่ประชุมสาธารณะ การก้าวไปสู่ “มีส่วนร่วม” และ “ร่วมมือ” สร้างผลลัพธ์ที่ดีกว่าและความไว้วางใจของชุมชนที่แข็งแกร่งขึ้น

ความเท่าเทียมในการมีส่วนร่วมของประชาชน

ผู้ที่ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการตัดสินใจของรัฐบาลมักเป็นผู้ที่มีโอกาสน้อยที่สุดในการมีส่วนร่วม การเข้าถึงอย่างตั้งใจจำเป็นเพื่อรวม:

• ผู้ที่ไม่พูดภาษาอังกฤษ — แปลเอกสารและจัดล่ามสำหรับภาษาที่ใช้ในชุมชน
• ผู้พิการ — ดูคู่มือการเข้าถึงของเรา
• ครอบครัวที่ทำงาน — กำหนดเวลาประชุมในเวลาที่เข้าถึงได้; เสนอบริการดูแลเด็ก
• ชุมชนชนบท — นำการประชุมไปยังที่ที่ผู้คนอาศัย; เสนอการเข้าร่วมแบบเสมือนจริง
• เยาวชน — สร้างโอกาสการมีส่วนร่วมที่เหมาะกับวัย; พิจารณาสภาที่ปรึกษาเยาวชน
• ผู้ไร้บ้าน — พบผู้คนที่ที่ที่พวกเขาอยู่; อย่ากำหนดให้ต้องมีที่อยู่หรือบัตรประชาชนเพื่อมีส่วนร่วม

รายการตรวจสอบสำหรับการมีส่วนร่วมของประชาชนอย่างครอบคลุม

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

• “ตัดสินใจ-ประกาศ-ปกป้อง” ตัดสินใจก่อน จากนั้นจัดการประชุมสาธารณะเพื่อประกาศและปกป้องจากการวิพากษ์วิจารณ์ นี่ไม่ใช่การมีส่วนร่วมของประชาชน
• เข้าถึงแต่กลุ่มเดิมๆ หากคนกลุ่มเดิม 10 คนมาทุกการประชุม กลยุทธ์การเข้าถึงของคุณต้องปรับปรุง
• ทิ้งข้อมูลท่วม เผยแพร่เอกสารเทคนิค 500 หน้าและเรียกว่า “ความโปร่งใส” ให้สรุปและบริบท
• เพิกเฉยความคิดเห็น หากคณะกรรมการตัดสินใจขัดแย้งกับหนังสือให้การอย่างสม่ำเสมอโดยไม่มีคำอธิบาย ผู้คนจะหยุดมีส่วนร่วม
• การประชุมที่เข้าถึงไม่ได้ การประชุมในเวลาทำการ ในสถานที่ที่เข้าถึงยาก ไม่มีตัวเลือกทางไกล กีดกันผู้อยู่อาศัยส่วนใหญ่

ทรัพยากรและชุดเครื่องมือ

• IAP2 Spectrum of Public Participation
• คำแนะนำกฎหมายแสงแดดจาก OIP
• EPA Public Participation Guide
• PlainLanguage.gov
• Health Equity Guide — Community Engagement

เริ่มต้น

เริ่มด้วยการตรวจสอบแนวปฏิบัติการมีส่วนร่วมของประชาชนปัจจุบันของคุณเทียบกับรายการตรวจสอบข้างต้น จากนั้นเลือกหนึ่งด้านเพื่อปรับปรุงสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

คู่มือกฎหมายแสงแดด   คู่มือการเข้าถึง   เรียกดูการประชุม