Thực Hành Tốt Nhất về Sự Tham Gia Công Chúng

Sự tham gia công cộng hiệu quả không xảy ra tình cờ. Nó đòi hỏi thiết kế có chủ đích — từ cách bạn lên lịch cuộc họp đến cách bạn phản hồi ý kiến. Hướng dẫn này bao gồm các yêu cầu pháp lý và thực hành tốt nhất cho các cơ quan chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận muốn vượt ra ngoài tuân thủ hình thức hướng tới sự tham gia thực sự bao trùm.

Tại sao sự tham gia công cộng quan trọng

Yêu cầu pháp lý

Luật Hawaii yêu cầu sự tham gia công cộng trong nhiều bối cảnh:

• Luật Ánh sáng (HRS Chương 92) — ban và ủy ban phải cho phép ý kiến công cộng về tất cả các mục chương trình nghị sự
• Đánh giá môi trường (HRS Chương 343) — kỳ lấy ý kiến công chúng bắt buộc cho báo cáo tác động môi trường
• Sử dụng đất (HRS Chương 205) — phiên điều trần công khai bắt buộc cho sửa đổi ranh giới và giấy phép đặc biệt
• Quy hoạch quận — phiên điều trần công khai bắt buộc cho thay đổi quy hoạch, ngoại lệ, và giấy phép sử dụng có điều kiện
• Yêu cầu liên bang — nhiều chương trình liên bang (giao thông, nhà ở, môi trường) yêu cầu sự tham gia công cộng như điều kiện tài trợ

Lợi ích thực tế

Ngoài tuân thủ pháp lý, sự tham gia công cộng có ý nghĩa dẫn đến kết quả tốt hơn:

• Quyết định tốt hơn. Thành viên cộng đồng có kiến thức địa phương mà nhân viên và thành viên ban có thể thiếu
• Tính chính đáng lớn hơn. Quyết định được đưa ra với ý kiến công cộng dễ bảo vệ hơn và ít bị thách thức pháp lý hơn
• Giảm xung đột. Tham gia sớm ngăn bất ngờ và xây dựng niềm tin, giảm phản đối sau này
• Công bằng. Tiếp cận có chủ đích đảm bảo rằng các quyết định phản ánh nhu cầu của tất cả thành viên cộng đồng, không chỉ những người đã biết cách vận hành chính quyền

Yêu cầu pháp lý cho kỳ lấy ý kiến công chúng

Khi kỳ lấy ý kiến công chúng là bắt buộc theo luật, các quy tắc sau áp dụng:

• Thông báo đầy đủ. Cung cấp đủ thông báo trước để công chúng tìm hiểu về vấn đề và chuẩn bị ý kiến. Sáu ngày dương lịch là tối thiểu theo Luật Ánh sáng; lâu hơn tốt hơn cho các vấn đề phức tạp
• Hướng dẫn rõ ràng. Cho mọi người biết chính xác cách nộp ý kiến — qua email, trực tiếp, bưu điện, và trước hạn chót nào
• Truy cập thông tin. Cung cấp các tài liệu liên quan cho công chúng trước khi kỳ lấy ý kiến kết thúc. Mọi người không thể đưa ra ý kiến có căn cứ về tài liệu họ chưa xem
• Xem xét và phản hồi. Rà soát tất cả ý kiến nhận được và giải quyết chúng trong quy trình ra quyết định. Bạn không phải đồng ý với mọi ý kiến, nhưng phải chứng minh rằng bạn đã xem xét chúng
• Ghi lại quy trình. Giữ hồ sơ về ý kiến nhận được và cách chúng được xử lý

Thực hành tốt nhất để thu thập ý kiến có ý nghĩa

Trước cuộc họp hoặc kỳ lấy ý kiến

• Bắt đầu sớm. Tham gia công chúng trước khi quyết định thực sự được đưa ra — không phải sau. Nếu cơ quan đã quyết định về hướng hành động, yêu cầu “ý kiến” cảm thấy sáo rỗng
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Viết thông báo, chương trình nghị sự, và tài liệu nền bằng ngôn ngữ rõ ràng, hàng ngày. Tránh thuật ngữ chuyên môn, từ viết tắt, và ngôn ngữ pháp lý
• Cung cấp bối cảnh. Không chỉ công bố tài liệu dự thảo và yêu cầu ý kiến. Giải thích vấn đề là gì, tại sao nó quan trọng, các phương án là gì, và cơ quan đang đề xuất gì
• Tiếp cận ngoài những người tham dự thường xuyên. Đăng thông báo tại trung tâm cộng đồng, thư viện, và mạng xã hội — không chỉ trang web chính phủ. Dịch tài liệu sang các ngôn ngữ sử dụng trong cộng đồng
• Cung cấp tài liệu sớm. Công bố tài liệu nền ít nhất một tuần trước hạn chót lấy ý kiến để mọi người có thời gian đọc và hiểu

Trong cuộc họp

• Chào đón người tham gia mới. Mở cuộc họp bằng cách giải thích quy trình — ai trong ban, đang quyết định gì, và ý kiến hoạt động như thế nào. Đừng giả định mọi người đều biết
• Cung cấp nhiều cách tham gia. Chấp nhận ý kiến miệng, ý kiến bằng văn bản, và ý kiến từ xa. Không phải ai cũng có thể đến trực tiếp trong giờ làm việc
• Tôn trọng thời gian của người phát biểu. Nếu bạn đặt giới hạn thời gian, áp dụng nhất quán. Ghi nhận ý kiến của mỗi người bằng lời cảm ơn
• Lắng nghe tích cực. Thành viên ban nên chú ý rõ ràng — không kiểm tra điện thoại hoặc trò chuyện bên lề trong khi công chúng phát biểu
• Giải thích bước tiếp theo. Trước khi kết thúc phần ý kiến công cộng, giải thích những gì xảy ra tiếp — khi nào quyết định được đưa ra, cách mọi người có thể cập nhật, và liệu có cơ hội bổ sung để bình luận

Làm cho cuộc họp tiếp cận được

Thời gian

• Lên lịch cuộc họp ngoài giờ làm việc bình thường khi có thể (buổi tối hoặc cuối tuần) để phù hợp với người làm việc ban ngày
• Tránh lên lịch trong các sự kiện cộng đồng lớn, ngày lễ, hoặc hoạt động trường học
• Luân phiên giờ họp nếu ban họp thường xuyên, để không cùng một nhóm người luôn bị loại trừ

Địa điểm

• Chọn địa điểm tiếp cận ADA, gần giao thông công cộng, và có đủ bãi đỗ xe
• Tổ chức cuộc họp tại các cộng đồng bị ảnh hưởng bởi quyết định, không chỉ tại trụ sở cơ quan
• Đảm bảo phòng đủ lớn cho công chúng tham dự — phòng hội nghị chật hẹp gửi thông điệp rằng công chúng không được mong đợi

Tùy chọn trực tuyến

• Cung cấp tham gia từ xa qua video và điện thoại cho mỗi cuộc họp công cộng
• Bao gồm chi tiết kết nối trong thông báo cuộc họp
• Đảm bảo người tham gia từ xa có thể phát biểu, không chỉ quan sát
• Kiểm tra công nghệ trước cuộc họp
• Có kế hoạch dự phòng cho sự cố kỹ thuật

Phản hồi ý kiến công cộng

Cách bạn phản hồi ý kiến quan trọng không kém việc bạn có chấp nhận hay không. Mục tiêu là cho cộng đồng thấy rằng ý kiến của họ đã được lắng nghe và xem xét — ngay cả khi bạn không đồng ý.

• Ghi nhận mọi bình luận. Cảm ơn người phát biểu. Cho họ biết ý kiến đã được nhận và sẽ là một phần của hồ sơ
• Phản hồi thực chất. Khi có thể, giải thích ý kiến cộng đồng đã ảnh hưởng đến quyết định như thế nào — hoặc tại sao ban đi theo hướng khác
• Công bố tóm tắt. Đối với kỳ lấy ý kiến chính thức, công bố tóm tắt các ý kiến nhận được và phản hồi của cơ quan
• Theo dõi. Nếu ban cam kết hành động dựa trên ý kiến, hãy thực hiện và báo cáo lại
• Đừng phòng thủ. Ý kiến công cộng đôi khi chỉ trích. Đó là mục đích. Phản hồi về nội dung, không phải giọng điệu

Phổ tham gia cộng đồng

Khung của Hiệp hội Quốc tế về Tham gia Công cộng (IAP2) mô tả năm cấp độ tham gia công cộng, từ ít đến nhiều nhất:

Hầu hết các ban chính phủ hoạt động ở cấp “Tham vấn” — chấp nhận ý kiến tại phiên điều trần công khai. Chuyển hướng tới “Tham gia” và “Hợp tác” tạo ra kết quả tốt hơn và niềm tin cộng đồng mạnh mẽ hơn.

Công bằng trong tham gia công cộng

Những người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi quyết định của chính phủ thường ít có khả năng tham gia nhất. Cần tiếp cận có chủ đích để bao gồm:

• Người không nói tiếng Anh — dịch tài liệu và cung cấp phiên dịch cho các ngôn ngữ sử dụng trong cộng đồng
• Người khuyết tật — xem Hướng dẫn Tuân thủ Khả năng Tiếp cận của chúng tôi
• Gia đình đi làm — lên lịch cuộc họp vào thời gian thuận tiện; cung cấp dịch vụ giữ trẻ
• Cộng đồng nông thôn — mang cuộc họp đến nơi mọi người sống; cung cấp tham gia trực tuyến
• Thanh niên — tạo cơ hội tham gia phù hợp lứa tuổi; xem xét hội đồng tư vấn thanh niên
• Người vô gia cư — gặp mọi người tại nơi họ ở; không yêu cầu địa chỉ hoặc giấy tờ tùy thân để tham gia

Danh sách kiểm tra cho tham gia công cộng bao trùm

Sai lầm thường gặp cần tránh

• “Quyết định-công bố-bảo vệ.” Đưa ra quyết định trước, sau đó tổ chức cuộc họp công cộng để công bố và bảo vệ trước chỉ trích. Đây không phải là tham gia công cộng
• Chỉ tiếp cận những người quen thuộc. Nếu cùng 10 người đến mọi cuộc họp, chiến lược tiếp cận của bạn cần cải thiện
• Đổ thông tin. Công bố 500 trang tài liệu kỹ thuật và gọi đó là “minh bạch.” Cung cấp tóm tắt và bối cảnh
• Phớt lờ ý kiến. Nếu ban liên tục đưa ra quyết định mâu thuẫn với ý kiến công cộng mà không giải thích, mọi người ngừng tham gia
• Cuộc họp không tiếp cận được. Cuộc họp trong giờ làm việc, tại địa điểm khó đến, không có tùy chọn từ xa loại trừ hầu hết cư dân

Tài nguyên và bộ công cụ

• Phổ Tham gia Công cộng IAP2
• Hướng dẫn Luật Ánh sáng của OIP
• Hướng dẫn Tham gia Công cộng EPA
• PlainLanguage.gov
• Hướng dẫn Công bằng Sức khỏe — Tham gia Cộng đồng

Bắt đầu

Bắt đầu bằng cách kiểm tra thực hành tham gia công cộng hiện tại so với danh sách kiểm tra trên. Sau đó chọn một lĩnh vực để cải thiện cho cuộc họp tiếp theo.

Hướng dẫn Luật Ánh sáng   Hướng dẫn Khả năng Tiếp cận   Duyệt Cuộc họp