La Uniform Information Practices Act (HRS Chapter 92F) — llamada UIPA — es la ley de registros públicos de Hawaii. Esta guía es para oficiales de registros y personal de agencias responsables de procesar solicitudes de registros. Cubre plazos, tarifas, exenciones y el proceso de apelación.
Esta es una guía de cumplimiento en lenguaje sencillo. Para el texto legal completo, vea HRS Chapter 92F. Para orientación oficial, contacte a la Office of Information Practices (OIP).
Qué registros están sujetos a divulgación
La regla predeterminada bajo UIPA es la divulgación. Todos los registros gubernamentales se presumen públicos a menos que se aplique una exención específica. Esto incluye:
- Documentos, informes y correspondencia
- Correos electrónicos (incluyendo correos electrónicos internos sobre asuntos gubernamentales)
- Contratos y registros financieros
- Actas y agendas de reuniones
- Datos y bases de datos mantenidos por la agencia
- Fotografías, mapas y otros medios
- Registros en cualquier formato — papel, electrónico, audio o video
La ley se aplica a todas las agencias estatales y del condado, incluyendo juntas, comisiones, departamentos y oficinas.
Cómo procesar una solicitud de registros
Cuando su agencia recibe una solicitud de registros, siga estos pasos:
Paso 1: Acuse recibo de la solicitud
Responda prontamente para confirmar la recepción. Aunque UIPA no especifica un tiempo exacto de respuesta, la orientación de OIP establece que las agencias deben responder dentro de 10 días hábiles. Si la solicitud es compleja y tomará más tiempo, notifique al solicitante del plazo estimado.
Paso 2: Busque los registros correspondientes
Realice una búsqueda razonable de todos los registros que coincidan con la solicitud. Documente su proceso de búsqueda — qué bases de datos, sistemas de archivos y oficinas buscó, y quién estuvo involucrado. Una búsqueda razonable no significa una búsqueda exhaustiva, pero debe ser lo suficientemente completa para que pueda defenderla si es cuestionada.
Paso 3: Revise las exenciones
Revise cada registro correspondiente para determinar si alguna exención aplica. Si solo parte de un registro está exento, debe liberar las porciones no exentas — esto se llama proporcionar el registro en forma segregable.
Paso 4: Responda al solicitante
Su respuesta debe incluir:
- Los registros correspondientes (o las porciones no exentas)
- Para cualquier registro retenido: la exención específica citada y una breve explicación de por qué aplica
- Información sobre el derecho del solicitante a apelar ante OIP
- Si aplican tarifas: un estimado antes de proceder con el copiado
No puede preguntar por qué alguien quiere un registro. El solicitante no necesita explicar su propósito, citar una ley ni identificarse más allá de proporcionar información de contacto para la respuesta.
Plazos de respuesta
- Respuesta inicial: Dentro de 10 días hábiles de recibir la solicitud
- Registros disponibles en el sitio: Permitir inspección dentro de 10 días hábiles
- Solicitudes complejas: Notificar al solicitante dentro de 10 días hábiles si se necesita tiempo adicional, y proporcionar una fecha estimada de finalización
- Producción incremental: Para solicitudes grandes, proporcione registros de forma continua a medida que se revisan, en lugar de esperar hasta que todos los registros estén listos
Estructura de tarifas y limitaciones
Las agencias pueden cobrar tarifas, pero están limitadas:
- Entrega electrónica: Sin cargo por registros enviados por correo electrónico o transferencia electrónica
- Copias en papel: Solo costos razonables de copiado (típicamente $0.05–$0.25 por página)
- Sin tarifas de búsqueda: Las agencias no pueden cobrar por el tiempo dedicado a buscar registros
- Sin tarifas de revisión: Las agencias no pueden cobrar por el tiempo dedicado a revisar registros para exenciones
- Exoneración de tarifas: Considere exonerar las tarifas cuando la divulgación sea de interés público
Siempre proporcione un estimado de tarifas antes de producir copias en papel, y ofrezca la entrega electrónica como alternativa sin costo.
Exenciones
UIPA proporciona exenciones específicas donde la divulgación causaría daño. Las más comunes son:
Privacidad personal (HRS 92F-14(b))
Registros que constituirían una invasión claramente injustificada de la privacidad personal. Esto incluye números de Seguro Social, registros médicos, direcciones residenciales de empleados e información personal similar. La prueba es si el interés de privacidad supera el interés público en la divulgación.
Aplicación de la ley (HRS 92F-13(3))
Registros relacionados con investigaciones activas de aplicación de la ley, donde la divulgación interferiría con los procedimientos de cumplimiento, revelaría técnicas investigativas confidenciales o pondría en peligro la seguridad de alguien.
Proceso deliberativo (HRS 92F-13(3))
Registros pre-decisionales y deliberativos — como borradores de informes, memorandos internos con recomendaciones de política o comunicaciones entre agencias donde el personal está discutiendo opciones antes de que se tome una decisión. Una vez que la decisión es final, las porciones factuales se vuelven divulgables.
Otras exenciones
- Privilegio abogado-cliente — comunicaciones entre la agencia y su abogado
- Secretos comerciales — información comercial o financiera confidencial
- Otros estatutos — registros declarados confidenciales por otras leyes estatales o federales
En caso de duda, divulgue. La carga recae sobre la agencia para justificar la retención de un registro. Si no está seguro de si una exención aplica, consulte a OIP antes de denegar la solicitud.
Proceso de apelación a través de OIP
Si un solicitante no está de acuerdo con su denegación, puede presentar una apelación ante la Office of Information Practices. Esto es lo que sucede:
- El solicitante contacta a OIP con los detalles de la solicitud y la denegación
- OIP contactará a su agencia para una respuesta y los registros retenidos
- OIP revisa los registros y las exenciones citadas
- OIP emite una opinión formal — ya sea confirmando la denegación u ordenando la divulgación
- Este proceso es gratuito para el solicitante
Si su agencia no está de acuerdo con la opinión de OIP, el asunto puede llevarse a los tribunales, pero esto es raro. La mayoría de las agencias cumplen con las opiniones de OIP.
Plantillas de respuesta de ejemplo
Respuesta de divulgación completa
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located the requested records and they are attached to this email. No fees apply for electronic delivery. If you have questions, please contact [name] at [email/phone]. [Agency Name]
Respuesta de denegación parcial
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located [number] responsive records. [Number] records are provided in full. [Number] records are provided with redactions as noted below. The following information has been withheld pursuant to [cite specific HRS section]: [brief explanation of what was redacted and why the exemption applies]. You have the right to appeal this determination to the Office of Information Practices at oip@hawaii.gov or (808) 586-1400. [Agency Name]
Lista de verificación de cumplimiento para oficiales de registros
Cuando se recibe una solicitud
- Acusar recibo prontamente
- Registrar la solicitud con fecha de recepción, nombre del solicitante y descripción
- Si la solicitud no es clara, contactar al solicitante para aclaración (no denegar por vaguedad)
- No preguntar por qué quieren los registros
Procesamiento de la solicitud
- Realizar una búsqueda razonable en todos los sistemas y oficinas relevantes
- Documentar su proceso de búsqueda
- Revisar registros para exenciones aplicables
- Proporcionar porciones segregables (no exentas) de registros parcialmente exentos
- Responder dentro de 10 días hábiles (o notificar del retraso con plazo estimado)
Respuesta
- Proporcionar registros en el formato solicitado cuando sea posible
- Ofrecer entrega electrónica para evitar tarifas
- Para cualquier registro denegado, citar la exención específica y explicar brevemente
- Incluir información sobre el derecho de apelar ante OIP
- Si aplican tarifas, proporcionar un estimado antes de proceder
Mantenimiento de registros
- Mantener un registro de todas las solicitudes de registros y respuestas
- Guardar registros de los métodos de búsqueda utilizados
- Archivar copias de las cartas de respuesta
Errores comunes a evitar
- Preguntar “por qué.” No puede requerir que un solicitante explique su propósito o uso previsto de los registros
- Denegaciones generales. Citar una exención para toda una categoría de registros sin revisar cada registro individualmente
- Ignorar solicitudes. No responder en absoluto es en sí una violación — incluso una respuesta de “necesitamos más tiempo” es mejor que el silencio
- Cobrar tarifas de búsqueda. UIPA no permite que las agencias cobren por el tiempo dedicado a buscar o revisar registros
- No segregar. Si solo parte de un registro está exento, debe liberar las porciones no exentas
- Sin información de apelación. Cada denegación debe informar al solicitante de su derecho a apelar ante OIP
Recursos
- HRS Chapter 92F — texto completo
- Guía de OIP sobre UIPA
- Base de datos de opiniones formales de OIP
- OIP Records Report System — base de datos consultable de más de 26,000 tipos de registros gubernamentales
- Capacitación y talleres de OIP
Comience
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