통합정보관행법(HRS 제92F장) — UIPA — 은 Hawaii의 공공 기록법입니다. 이 가이드는 기록 요청을 처리하는 기록 담당관과 기관 직원을 위한 것입니다. 기한, 수수료, 예외, 이의 제기 절차를 다룹니다.
이것은 알기 쉬운 준수 가이드입니다. 전체 법률 원문은 HRS 제92F장을 참조하십시오. 공식 안내는 정보관행사무소(OIP)에 문의하십시오.
공개 대상 기록
UIPA의 기본 원칙은 공개입니다. 특정 예외가 적용되지 않는 한 모든 정부 기록은 공개로 간주됩니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
- 문서, 보고서, 서신
- 이메일 (정부 업무에 관한 내부 이메일 포함)
- 계약서 및 재정 기록
- 회의록 및 안건
- 기관이 유지하는 데이터 및 데이터베이스
- 사진, 지도, 기타 매체
- 모든 형태의 기록 — 종이, 전자, 오디오, 비디오
이 법은 위원회, 위원단, 부서, 사무소를 포함한 모든 주 및 카운티 기관에 적용됩니다.
기록 요청 처리 방법
기관이 기록 요청을 받으면 다음 단계를 따르십시오:
1단계: 요청 확인
수령을 확인하는 신속한 응답을 하십시오. UIPA는 정확한 응답 시간을 명시하지 않지만, OIP 안내에 따르면 기관은 영업일 기준 10일 이내에 응답해야 합니다. 요청이 복잡하여 더 오래 걸릴 경우, 요청자에게 예상 일정을 통보하십시오.
2단계: 해당 기록 검색
요청에 부합하는 모든 기록에 대해 합리적인 검색을 수행하십시오. 검색 과정을 문서화하십시오 — 어떤 데이터베이스, 파일 시스템, 사무소를 검색했는지, 누가 참여했는지. 합리적인 검색이 철저한 검색을 의미하지는 않지만, 이의 제기 시 방어할 수 있을 만큼 충분해야 합니다.
3단계: 예외 사항 검토
각 해당 기록을 검토하여 예외가 적용되는지 판단하십시오. 기록의 일부만 예외에 해당하는 경우, 예외에 해당하지 않는 부분은 공개해야 합니다 — 이를 분리 가능 형태로 기록을 제공한다고 합니다.
4단계: 요청자에게 응답
응답에는 다음이 포함되어야 합니다:
- 해당 기록 (또는 예외에 해당하지 않는 부분)
- 비공개 기록에 대해: 인용된 구체적 예외 조항과 적용 이유에 대한 간략한 설명
- 요청자의 OIP 이의 제기 권리에 대한 정보
- 수수료가 적용되는 경우: 복사 진행 전 견적
기록을 원하는 이유를 물어서는 안 됩니다. 요청자는 목적을 설명하거나, 법률을 인용하거나, 응답을 위한 연락처 정보 이상으로 신원을 밝힐 필요가 없습니다.
응답 기한
- 초기 응답: 요청 수령 후 영업일 기준 10일 이내
- 현장 열람 가능 기록: 영업일 기준 10일 이내에 열람 허용
- 복잡한 요청: 추가 시간이 필요한 경우 영업일 기준 10일 이내에 요청자에게 통보하고 예상 완료 날짜 제공
- 점진적 제공: 대량 요청의 경우, 모든 기록이 준비될 때까지 기다리기보다는 검토되는 대로 순차적으로 기록을 제공
수수료 구조 및 제한
기관은 수수료를 부과할 수 있지만 제한이 있습니다:
- 전자 전달: 이메일이나 전자 전송으로 보내는 기록은 무료
- 종이 사본: 합리적인 복사 비용만 (보통 페이지당 $0.05~$0.25)
- 검색 수수료 없음: 기관은 기록 검색에 소요된 시간에 대해 비용을 청구할 수 없음
- 검토 수수료 없음: 기관은 예외 사항 검토에 소요된 시간에 대해 비용을 청구할 수 없음
- 수수료 면제: 공개가 공익에 부합하는 경우 수수료 면제를 고려
종이 사본을 제작하기 전에 항상 수수료 견적을 제공하고, 무료 대안으로 전자 전달을 제안하십시오.
예외 사항
UIPA는 공개가 피해를 초래하는 경우에 대한 구체적 예외를 규정합니다. 가장 일반적인 예외는 다음과 같습니다:
개인 사생활 (HRS 92F-14(b))
명백히 부당한 사생활 침해를 구성하는 기록. 여기에는 사회보장번호, 의료 기록, 직원의 자택 주소, 유사한 개인정보가 포함됩니다. 판단 기준은 사생활 이익이 공개의 공익보다 큰지 여부입니다.
법 집행 (HRS 92F-13(3))
진행 중인 법 집행 수사와 관련된 기록으로, 공개가 집행 절차를 방해하거나, 비밀 수사 기법을 공개하거나, 누군가의 안전을 위협하는 경우.
심의 과정 (HRS 92F-13(3))
결정 전 심의 기록 — 초안 보고서, 정책 권고가 포함된 내부 메모, 결정이 내려지기 전에 직원들이 선택지를 논의하는 기관 간 통신 등. 결정이 최종 확정되면 사실적 부분은 공개 대상이 됩니다.
기타 예외
- 변호사-의뢰인 특권 — 기관과 변호사 간의 통신
- 영업 비밀 — 기밀 상업 또는 재정 정보
- 기타 법률 — 다른 주법이나 연방법에 의해 기밀로 지정된 기록
의심스러우면 공개하십시오. 기록 비공개의 정당성을 입증할 책임은 기관에 있습니다. 예외 적용 여부가 확실하지 않으면, 요청을 거부하기 전에 OIP에 문의하십시오.
OIP를 통한 이의 제기 절차
요청자가 거부에 동의하지 않으면, 정보관행사무소에 이의를 제기할 수 있습니다. 절차는 다음과 같습니다:
- 요청자가 요청 및 거부 세부 사항을 가지고 OIP에 연락합니다
- OIP가 기관에 응답과 비공개 기록을 요청합니다
- OIP가 기록과 인용된 예외를 검토합니다
- OIP가 공식 의견을 발표합니다 — 거부를 유지하거나 공개를 명령합니다
- 이 절차는 요청자에게 무료입니다
기관이 OIP의 의견에 동의하지 않으면 법원에 제소할 수 있지만, 이는 드문 경우입니다. 대부분의 기관은 OIP 의견을 따릅니다.
응답 양식 예시
전체 공개 응답
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located the requested records and they are attached to this email. No fees apply for electronic delivery. If you have questions, please contact [name] at [email/phone]. [Agency Name]
부분 거부 응답
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located [number] responsive records. [Number] records are provided in full. [Number] records are provided with redactions as noted below. The following information has been withheld pursuant to [cite specific HRS section]: [brief explanation of what was redacted and why the exemption applies]. You have the right to appeal this determination to the Office of Information Practices at oip@hawaii.gov or (808) 586-1400. [Agency Name]
기록 담당관을 위한 준수 체크리스트
요청 수령 시
- 수령을 신속하게 확인합니다
- 수령일, 요청자 이름, 설명과 함께 요청을 기록합니다
- 요청이 불분명한 경우, 요청자에게 명확화를 요청합니다 (모호함을 이유로 거부하지 않음)
- 기록을 원하는 이유를 묻지 않습니다
요청 처리
- 모든 관련 시스템과 사무소에 대해 합리적인 검색을 수행합니다
- 검색 과정을 문서화합니다
- 해당 예외 사항에 대해 기록을 검토합니다
- 부분적으로 예외에 해당하는 기록의 분리 가능(예외 미해당) 부분을 제공합니다
- 영업일 기준 10일 이내에 응답합니다 (또는 지연을 통보하고 예상 일정을 제공)
응답
- 가능한 경우 요청된 형식으로 기록을 제공합니다
- 수수료를 피하기 위해 전자 전달을 제안합니다
- 거부된 기록에 대해 구체적 예외를 인용하고 간략하게 설명합니다
- OIP에 대한 이의 제기 권리에 대한 정보를 포함합니다
- 수수료가 적용되는 경우, 진행 전에 견적을 제공합니다
기록 유지
- 모든 기록 요청과 응답의 로그를 유지합니다
- 사용된 검색 방법의 기록을 보관합니다
- 응답 서한의 사본을 보관합니다
피해야 할 일반적인 실수
- “이유” 묻기. 요청자에게 기록의 목적이나 의도된 사용을 설명하도록 요구할 수 없습니다
- 포괄적 거부. 각 기록을 개별적으로 검토하지 않고 전체 범주의 기록에 대해 예외를 인용하는 것
- 요청 무시. 전혀 응답하지 않는 것 자체가 위반입니다 — “추가 시간이 필요합니다”라는 응답도 침묵보다 낫습니다
- 검색 수수료 부과. UIPA는 기관이 기록 검색이나 검토에 소요된 시간에 대해 비용을 청구하는 것을 허용하지 않습니다
- 분리 실패. 기록의 일부만 예외에 해당하는 경우, 예외에 해당하지 않는 부분을 공개해야 합니다
- 이의 제기 정보 미제공. 모든 거부에는 요청자의 OIP 이의 제기 권리에 대한 정보가 포함되어야 합니다
자료
- HRS 제92F장 — 전문
- OIP UIPA 안내
- OIP 공식 의견 데이터베이스
- OIP 기록 보고 시스템 — 26,000종 이상의 정부 기록 유형을 검색할 수 있는 데이터베이스
- OIP 교육 및 워크숍
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