统一信息实践法（HRS 第 92F 章）— 称为 UIPA — 是 Hawaii 的公共记录法。本指南面向负责处理记录请求的记录官员和机构工作人员。涵盖时间要求、费用、豁免和申诉流程。
这是通俗语言的合规指南。完整法律文本请参见 HRS 第 92F 章。官方指导请联系信息实践办公室（OIP）。
哪些记录需要披露
UIPA 的默认立场是披露。所有政府记录都被推定为公共记录，除非有特定的豁免适用。这包括：
- 文件、报告和通信
- 电子邮件（包括关于政府事务的内部电子邮件）
- 合同和财务记录
- 会议记录和议程
- 机构维护的数据和数据库
- 照片、地图和其他媒体
- 任何格式的记录 — 纸质、电子、音频或视频
该法律适用于所有州和县机构，包括委员会、理事会、部门和办公室。
如何处理记录请求
当您的机构收到记录请求时，请按照以下步骤操作：
第一步：确认收到请求
及时回复确认收到。虽然 UIPA 没有规定确切的回复时间，但 OIP 指南建议机构应在10 个工作日内回复。如果请求复杂且需要更长时间，请通知请求人预计的时间表。
第二步：搜索相关记录
对所有与请求匹配的记录进行合理搜索。记录您的搜索过程 — 您搜索了哪些数据库、文件系统和办公室，以及谁参与了。合理的搜索不意味着穷尽搜索，但必须足够彻底，以便在受到质疑时能够为其辩护。
第三步：审查豁免
审查每份相关记录以确定是否有任何豁免适用。如果只有记录的一部分是豁免的，您必须公开非豁免部分 — 这称为以可分离形式提供记录。
第四步：回复请求人
您的回复必须包括：
- 相关记录（或非豁免部分）
- 对于任何扣留的记录：引用的具体豁免及其适用原因的简要说明
- 关于请求人向 OIP 申诉的权利的信息
- 如果适用费用：在进行复印之前提供估算
您不得询问某人为什么想要记录。请求人不需要解释他们的目的、引用法律或在提供回复联系信息之外表明身份。
回复时间表
- 初始回复：收到请求后 10 个工作日内
- 现场可用的记录：10 个工作日内允许查阅
- 复杂请求：在 10 个工作日内通知请求人如需额外时间，并提供预计完成日期
- 增量提供：对于大量请求，在审查完成后滚动提供记录，而不是等到所有记录都准备好
费用结构和限制
机构可以收取费用，但有限制：
- 电子交付：通过电子邮件或电子传输发送的记录不收费
- 纸质副本：仅收取合理的复印费用（通常每页 $0.05-$0.25）
- 不收搜索费：机构不能对搜索记录所花费的时间收费
- 不收审查费：机构不能对审查记录豁免所花费的时间收费
- 费用减免：当披露符合公共利益时，考虑减免费用
在制作纸质副本之前始终提供费用估算，并提供电子交付作为免费替代方案。
豁免
UIPA 规定了披露会造成损害的特定豁免。最常见的有：
个人隐私（HRS 92F-14(b)）
构成明显不合理侵犯个人隐私的记录。包括社会安全号码、医疗记录、员工家庭住址和类似的个人信息。判断标准是隐私利益是否超过披露的公共利益。
执法（HRS 92F-13(3)）
与正在进行的执法调查相关的记录，当披露会干扰执法程序、揭示机密调查技术或危及某人的安全时。
审议过程（HRS 92F-13(3)）
决策前的审议记录 — 如报告草稿、包含政策建议的内部备忘录，或工作人员在做出决定前讨论选项的机构间通信。一旦决定最终确定，事实部分就可以披露。
其他豁免
- 律师-客户特权 — 机构与其律师之间的通信
- 商业秘密 — 机密的商业或财务信息
- 其他法规 — 被其他州或联邦法律列为机密的记录
如有疑问，就披露。机构有责任证明扣留记录的合理性。如果您不确定豁免是否适用，请在拒绝请求之前咨询 OIP。
通过 OIP 的申诉流程
如果请求人不同意您的拒绝决定，他们可以向信息实践办公室提出申诉。以下是流程：
- 请求人向 OIP 提供请求和拒绝的详细信息
- OIP 将联系您的机构索取回复和扣留的记录
- OIP 审查记录和引用的豁免
- OIP 发布正式意见 — 维持拒绝或命令披露
- 此流程对请求人免费
如果您的机构不同意 OIP 的意见，此事可以提交法院，但这种情况很少见。大多数机构遵循 OIP 的意见。
示例回复模板
完全披露回复
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located the requested records and they are attached to this email. No fees apply for electronic delivery. If you have questions, please contact [name] at [email/phone]. [Agency Name]
部分拒绝回复
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located [number] responsive records. [Number] records are provided in full. [Number] records are provided with redactions as noted below. The following information has been withheld pursuant to [cite specific HRS section]: [brief explanation of what was redacted and why the exemption applies]. You have the right to appeal this determination to the Office of Information Practices at oip@hawaii.gov or (808) 586-1400. [Agency Name]
记录官员合规清单
收到请求时
- 及时确认收到
- 记录请求，包括收到日期、请求人姓名和描述
- 如果请求不清楚，联系请求人澄清（不要因为模糊而拒绝）
- 不要询问他们为什么想要记录
处理请求
- 在所有相关系统和办公室中进行合理搜索
- 记录您的搜索过程
- 审查记录是否适用豁免
- 提供部分豁免记录的可分离（非豁免）部分
- 在 10 个工作日内回复（或通知延迟并提供预计时间表）
回复
- 尽可能以请求的格式提供记录
- 提供电子交付以避免费用
- 对于任何被拒绝的记录，引用具体的豁免并简要说明
- 包含关于向 OIP 申诉权利的信息
- 如果适用费用，在进行之前提供估算
记录保存
- 维护所有记录请求和回复的日志
- 保留使用的搜索方法的记录
- 保存回复信函的副本
应避免的常见错误
- 询问”为什么”。您不能要求请求人解释其目的或记录的预期用途
- 笼统拒绝。对整类记录引用豁免而不单独审查每份记录
- 忽略请求。完全不回复本身就是违规 — 即使是”我们需要更多时间”的回复也比沉默好
- 收取搜索费用。UIPA 不允许机构对搜索或审查记录所花费的时间收费
- 未能分离。如果只有记录的一部分是豁免的，您必须公开非豁免部分
- 没有申诉信息。每次拒绝都必须告知请求人其向 OIP 申诉的权利
资源
- HRS 第 92F 章 — 全文
- OIP UIPA 指南
- OIP 正式意见数据库
- OIP 记录报告系统 — 包含 26,000+ 种政府记录类型的可搜索数据库
- OIP 培训和工作坊
开始行动
需要处理记录请求的帮助吗？OIP 为机构记录官员提供免费指导和培训。