정보공개법(HRS 제92장)은 정부 위원회, 위원단, 의회가 공개적으로 업무를 수행하도록 요구합니다. 이 가이드에서는 회의 주최자가 준수해야 할 사항을 다룹니다 — 통지 요건, 안건 규칙, 비공개 회의 절차, 공개 증언 의무.
이것은 알기 쉬운 준수 개요입니다. 전체 법률 원문은 HRS 제92장을 참조하십시오. 공식 안내는 정보관행사무소(OIP)에 문의하십시오.
정보공개법에서 “회의”의 정의
정보공개법에서 “회의”란 위원회의 정족수(과반수 위원)가 모여 위원회가 감독, 통제, 관할, 또는 자문 권한을 가진 사안에 대해 논의, 심의, 또는 결정을 내리는 모든 모임을 말합니다.
여기에는 다음이 포함됩니다:
- 정기 및 특별 회의
- 위원회 회의 (위원회에 전체 위원회의 정족수가 있는 경우)
- 워크숍 및 작업 세션
- 위원회 업무가 논의되는 현장 방문
- 정족수가 참석하는 전화 회의 또는 화상 회의
- 순차적 통신 (예: 이메일 체인) — 정족수가 위원회 업무를 논의하는 경우
정족수가 없는 비공식 모임, 순수한 사교 행사, 내부 직원 회의(이 법은 기관의 일상 업무가 아닌 위원회에 적용됨)는 포함되지 않습니다.
통지 요건
모든 회의의 서면 공개 통지는 회의 최소 6일(달력 기준) 전에 제출되어야 합니다. 즉, 수요일에 회의가 있다면, 전주 목요일까지 통지를 제출해야 합니다.
통지에 포함해야 할 사항
- 회의 날짜, 시간, 장소
- 안건 (검토할 모든 항목의 목록)
- 회의가 일반에 공개된다는 문구
- 증언을 제출할 수 있다는 문구 (및 방법)
- 편의 제공 요청을 위한 연락처 정보
통지 게시 장소
- calendar.ehawaii.gov의 주 캘린더
- 위원회 자체 웹사이트 (해당되는 경우)
- 회의가 열리는 물리적 장소 (해당되는 경우)
긴급 회의는 6일 미만의 통지로 소집할 수 있지만, 공중 보건, 안전 또는 복지에 대한 긴급 또는 임박한 위험으로 즉각적인 조치가 필요한 경우에만 가능합니다. 사유가 통지에 명시되어야 합니다.
안건 요건
안건은 정보공개법에서 가장 준수에 민감한 부분입니다. 핵심 규칙은 간단합니다: 위원회는 공개된 안건에 없는 항목에 대해 논의하거나 조치를 취할 수 없습니다.
안건의 구체성
- 각 안건 항목은 일반인이 참석 여부나 증언 여부를 판단할 수 있을 만큼 충분히 구체적으로 기술되어야 합니다
- “이전 안건” 또는 “신규 안건”과 같은 모호한 설명은 실질적 논의에 충분하지 않습니다
- “보고” 또는 “공지사항” 항목은 정보 업데이트에만 허용됩니다 — 심의나 의사결정은 불가합니다
- 위원회가 표결할 예정이면, 항목 설명에 이를 명시해야 합니다
안건 게시 후 항목 추가
일반적으로 안건이 게시된 후에는 항목을 추가할 수 없습니다. 안건에 없는 사안이 제기되면, 위원회는 적절한 통지를 갖추어 향후 회의에 예정해야 합니다. 유일한 예외는 HRS 92-8에 따른 긴급 사안에 해당하는 경우입니다.
비공개 회의 규칙
비공개 회의(executive session)는 HRS 92-5에 나열된 특정 목적에만 허용됩니다. 기타 모든 업무는 공개적으로 수행되어야 합니다.
비공개 회의가 허용되는 목적
- 인사 문제 — 임원이나 직원의 채용, 평가, 해고, 징계를 검토하는 경우 (인사 정책의 일반적 논의는 해당되지 않음)
- 법적 문제 — 위원회의 권한, 의무, 특권, 면책, 책임에 관한 질문과 이슈에 대해 변호사와 상담하는 경우
- 단체교섭 — 단체교섭 관련 심의
- 보안 문제 — 공공 안전 또는 보안 관련 사안을 논의하는 경우
- 부동산 거래 — 공개될 경우 가격이 상승할 수 있는 부동산 취득을 검토하는 경우
- 조사 — 공개 시 조사가 훼손될 수 있는 법률 위반 혐의를 조사하는 경우
비공개 회의 진입 절차
- 안건에 위원회가 비공개 회의에 진입할 수 있다고 명시하고 구체적인 HRS 92-5 조항을 인용해야 합니다
- 참석 위원의 3분의 2 투표가 회의 비공개에 필요합니다
- 비공개 전에 비공개 회의의 목적을 공개적으로 발표해야 합니다
- 비공개 회의 중에는 명시된 사안만 논의할 수 있습니다
- 비공개 회의에서는 최종 조치나 표결을 할 수 없습니다 — 위원회는 투표를 위해 공개 회의로 재소집해야 합니다
공개 증언 요건
정보공개법은 모든 안건 항목에 대해 증언을 제출할 수 있는 공공의 권리를 보장합니다. 위원회는 공개 증언을 위한 합리적인 기회를 제공해야 합니다.
증언에 대한 준수 요건
- 회의에서 구두 증언을 허용합니다 (직접 또는 원격 연결을 통해)
- 회의 전이나 회의 중에 제출된 서면 증언을 접수합니다
- 회의 통지에 증언 제출 방법에 대한 명확한 안내를 제공합니다
- 위원회는 구두 증언에 합리적인 시간 제한(예: 1인당 3분)을 설정할 수 있지만, 완전히 금지할 수는 없습니다
- 위원회는 결정을 내리기 전에 증언을 고려해야 하지만, 따를 의무는 없습니다
원격 증언: 많은 위원회가 현재 화상이나 전화로 증언을 받습니다. 위원회가 원격 접근을 제공하는 경우, 회의 통지에 접속 정보를 포함하십시오.
의사록 요건
모든 위원회는 회의의 서면 의사록을 유지해야 합니다. 의사록은 공공 기록이 되며 요청 시 제공되어야 합니다.
의사록에 포함해야 할 사항
- 회의 날짜, 시간, 장소
- 출석 및 결석 위원
- 제안, 논의 또는 결정된 모든 사안의 내용
- 실시된 표결의 기록 (각 위원의 투표 방식 포함)
- 비공개 회의가 진행된 경우: 비공개 투표와 인용된 목적
의사록은 후속 회의에서 승인되고 공개적으로 게시되어야 합니다. OIP는 회의 후 40일 이내에 의사록을 게시할 것을 권고합니다.
위반에 대한 제재
정보공개법 위반은 실질적인 결과를 초래할 수 있습니다:
- 조치 무효화. 정보공개법을 위반하여 취해진 모든 조치는 법원에 의해 무효화될 수 있습니다
- 변호사 비용. 위반이 확인된 위원회는 승소 당사자의 변호사 비용을 지불해야 할 수 있습니다
- 개인 책임. 고의로 법을 위반한 위원은 위반 건당 최대 $500의 벌금에 대해 개인적으로 책임을 질 수 있습니다
- OIP 의견. OIP는 위반을 확인하고 시정 조치를 권고하는 공식 의견을 발표할 수 있습니다
회의 주최자를 위한 준수 체크리스트
정보공개법 준수를 보장하기 위해 모든 회의 전에 이 체크리스트를 사용하십시오:
회의 전
- 안건 항목이 일반인이 무엇이 논의될지 이해할 수 있을 만큼 충분히 구체적으로 기술되었습니다
- 서면 통지가 회의 최소 6일(달력 기준) 전에 제출되었습니다
- 주 캘린더(calendar.ehawaii.gov)에 통지가 게시되었습니다
- 통지에 날짜, 시간, 장소, 전체 안건이 포함되어 있습니다
- 통지에 증언 제출 방법에 대한 정보가 포함되어 있습니다
- 통지에 편의 제공 요청을 위한 연락처 정보가 포함되어 있습니다
- 비공개 회의가 예상되는 경우, 안건에 구체적인 HRS 92-5 조항이 인용되어 있습니다
회의 중
- 논의가 안건 항목에만 국한됩니다 — 안건 외 심의 금지
- 각 안건 항목에 대해 공개 증언이 허용됩니다
- 비공개 회의 진입 시: 3분의 2 투표가 실시되고, 목적이 공개적으로 발표됩니다
- 모든 표결이 공개 회의에서 실시되고 기록됩니다
- 비공개 회의에서 최종 조치가 취해지지 않습니다
회의 후
- 의사록이 신속하게 작성됩니다 (40일 이내 권장)
- 의사록에 출석 위원, 논의된 항목, 실시된 표결이 포함됩니다
- 의사록이 후속 회의에서 승인됩니다
- 승인된 의사록이 공개적으로 게시됩니다
피해야 할 일반적인 실수
- 순차적 통신. 위원들 간의 일대일 대화 연쇄가 집단적으로 정족수가 위원회 업무를 논의하는 것은 정보공개법 위반입니다 — 단일 대화에 정족수가 포함되지 않더라도
- 모호한 안건 항목. 구체적 내용 없는 “신규 안건” 또는 “논의”는 실질적 심의를 위한 통지 요건을 충족하지 않습니다
- 비공개 회의에서의 행위. 비공개 회의 중 최종 표결이나 구속력 있는 결정을 내리는 것은 법 위반입니다
- 늦은 통지. 회의 6일(달력 기준) 미만으로 통지를 제출하는 것은 하루 차이라도 요건 위반입니다
- 증언 차단. 증언 접수를 거부하거나 일반인이 발언할 합리적 기회를 제공하지 않는 것은 위반입니다
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