คู่มือการขอเอกสารสาธารณะ

Uniform Information Practices Act (HRS Chapter 92F) — เรียกว่า UIPA — คือกฎหมายเอกสารสาธารณะของ Hawaii คู่มือนี้สำหรับเจ้าหน้าที่เอกสารและเจ้าหน้าที่หน่วยงานที่รับผิดชอบการดำเนินการคำขอเอกสาร ครอบคลุมระยะเวลา ค่าธรรมเนียม ข้อยกเว้น และกระบวนการอุทธรณ์

เอกสารใดบ้างที่ต้องเปิดเผย

ค่าเริ่มต้นภายใต้ UIPA คือการเปิดเผย เอกสารของรัฐบาลทั้งหมดถูกสันนิษฐานว่าเป็นสาธารณะ เว้นแต่จะมีข้อยกเว้นเฉพาะเจาะจง ซึ่งรวมถึง:

• เอกสาร รายงาน และจดหมายโต้ตอบ
• อีเมล (รวมถึงอีเมลภายในเกี่ยวกับกิจการรัฐบาล)
• สัญญาและเอกสารทางการเงิน
• บันทึกการประชุมและวาระ
• ข้อมูลและฐานข้อมูลที่หน่วยงานดูแล
• ภาพถ่าย แผนที่ และสื่ออื่นๆ
• เอกสารในทุกรูปแบบ — กระดาษ อิเล็กทรอนิกส์ เสียง หรือวิดีโอ

กฎหมายใช้กับหน่วยงานรัฐและเทศมณฑลทั้งหมด รวมถึงคณะกรรมการ คณะกรรมาธิการ กรม และสำนักงาน

วิธีดำเนินการคำขอเอกสาร

เมื่อหน่วยงานของคุณได้รับคำขอเอกสาร ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: รับทราบคำขอ

ตอบกลับทันทีเพื่อยืนยันว่าได้รับ แม้ UIPA ไม่ได้ระบุเวลาตอบกลับที่แน่นอน คำแนะนำจาก OIP ระบุว่าหน่วยงานควรตอบกลับภายใน10 วันทำการ หากคำขอซับซ้อนและจะใช้เวลานานกว่า แจ้งผู้ร้องขอเกี่ยวกับระยะเวลาที่คาดไว้

ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาเอกสารที่ตอบสนอง

ดำเนินการค้นหาอย่างสมเหตุสมผลสำหรับเอกสารทั้งหมดที่ตรงกับคำขอ บันทึกกระบวนการค้นหาของคุณ — ฐานข้อมูล ระบบไฟล์ และสำนักงานที่คุณค้นหา และใครมีส่วนเกี่ยวข้อง การค้นหาอย่างสมเหตุสมผลไม่ได้หมายถึงการค้นหาอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ แต่ต้องละเอียดพอที่จะปกป้องได้หากถูกท้าทาย

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบข้อยกเว้น

ตรวจสอบเอกสารที่ตอบสนองแต่ละรายการเพื่อพิจารณาว่ามีข้อยกเว้นใดบ้างที่ใช้ได้ หากเฉพาะบางส่วนของเอกสารที่ได้รับยกเว้น คุณต้องเปิดเผยส่วนที่ไม่ได้รับยกเว้น — เรียกว่าการให้เอกสารในรูปแบบที่แยกได้

ขั้นตอนที่ 4: ตอบกลับผู้ร้องขอ

การตอบกลับของคุณต้องระบุ:

• เอกสารที่ตอบสนอง (หรือส่วนที่ไม่ได้รับยกเว้น)
• สำหรับเอกสารที่ถูกกัก: ข้อยกเว้นเฉพาะที่อ้างและคำอธิบายสั้นๆ ว่าทำไมข้อยกเว้นนั้นใช้ได้
• ข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของผู้ร้องขอในการอุทธรณ์ต่อ OIP
• หากมีค่าธรรมเนียม: ประมาณการก่อนดำเนินการทำสำเนา

ระยะเวลาตอบกลับ

• การตอบกลับเบื้องต้น: ภายใน 10 วันทำการหลังจากได้รับคำขอ
• เอกสารที่มีอยู่ ณ สถานที่: อนุญาตให้ตรวจสอบภายใน 10 วันทำการ
• คำขอที่ซับซ้อน: แจ้งผู้ร้องขอภายใน 10 วันทำการหากต้องการเวลาเพิ่มเติม พร้อมให้วันที่คาดว่าจะเสร็จสิ้น
• การผลิตแบบเพิ่มขั้น: สำหรับคำขอขนาดใหญ่ ให้เอกสารเป็นระยะตามที่ตรวจสอบเสร็จ แทนที่จะรอจนเอกสารทั้งหมดพร้อม

โครงสร้างค่าธรรมเนียมและข้อจำกัด

หน่วยงานอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียม แต่มีข้อจำกัด:

• การส่งทางอิเล็กทรอนิกส์: ไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสารที่ส่งทางอีเมลหรือการถ่ายโอนอิเล็กทรอนิกส์
• สำเนากระดาษ: ค่าสำเนาที่สมเหตุสมผลเท่านั้น (มักอยู่ที่ $0.05–$0.25 ต่อหน้า)
• ไม่มีค่าค้นหา: หน่วยงานไม่สามารถเรียกเก็บค่าเวลาที่ใช้ค้นหาเอกสาร
• ไม่มีค่าตรวจสอบ: หน่วยงานไม่สามารถเรียกเก็บค่าเวลาที่ใช้ตรวจสอบเอกสารสำหรับข้อยกเว้น
• การยกเว้นค่าธรรมเนียม: พิจารณายกเว้นค่าธรรมเนียมเมื่อการเปิดเผยเป็นประโยชน์ต่อสาธารณะ

ให้ประมาณการค่าธรรมเนียมก่อนผลิตสำเนากระดาษ และเสนอการส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือกที่ไม่มีค่าใช้จ่าย

ข้อยกเว้น

UIPA มีข้อยกเว้นเฉพาะเจาะจงเมื่อการเปิดเผยจะก่อให้เกิดอันตราย ข้อยกเว้นที่พบบ่อยที่สุดคือ:

ความเป็นส่วนตัว (HRS 92F-14(b))

เอกสารที่จะเป็นการรุกล้ำความเป็นส่วนตัวอย่างชัดเจนโดยไม่มีเหตุผล ซึ่งรวมถึงหมายเลขประกันสังคม เวชระเบียน ที่อยู่บ้านของพนักงาน และข้อมูลส่วนบุคคลที่คล้ายกัน การทดสอบคือว่าผลประโยชน์ด้านความเป็นส่วนตัวมีน้ำหนักเกินกว่าผลประโยชน์สาธารณะในการเปิดเผยหรือไม่

การบังคับใช้กฎหมาย (HRS 92F-13(3))

เอกสารที่เกี่ยวกับการสอบสวนการบังคับใช้กฎหมายที่กำลังดำเนินอยู่ เมื่อการเปิดเผยจะรบกวนกระบวนการบังคับใช้ เปิดเผยเทคนิคการสอบสวนที่เป็นความลับ หรือทำให้ใครบางคนตกอยู่ในอันตราย

กระบวนการพิจารณา (HRS 92F-13(3))

เอกสารก่อนตัดสินใจที่เป็นการพิจารณา — เช่น ร่างรายงาน บันทึกภายในที่มีคำแนะนำนโยบาย หรือการสื่อสารระหว่างหน่วยงานที่เจ้าหน้าที่กำลังหารือทางเลือกก่อนการตัดสินใจ เมื่อการตัดสินใจเป็นที่สิ้นสุด ส่วนข้อเท็จจริงจะเปิดเผยได้

ข้อยกเว้นอื่นๆ

• เอกสิทธิ์ทนายความ-ลูกความ — การสื่อสารระหว่างหน่วยงานและทนายความ
• ความลับทางการค้า — ข้อมูลทางพาณิชย์หรือการเงินที่เป็นความลับ
• กฎหมายอื่น — เอกสารที่ถูกทำให้เป็นความลับโดยกฎหมายรัฐหรือกฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น

กระบวนการอุทธรณ์ผ่าน OIP

หากผู้ร้องขอไม่เห็นด้วยกับการปฏิเสธของคุณ พวกเขาสามารถยื่นอุทธรณ์ต่อ Office of Information Practices สิ่งที่จะเกิดขึ้น:

• ผู้ร้องขอติดต่อ OIP พร้อมรายละเอียดของคำขอและการปฏิเสธ
• OIP จะติดต่อหน่วยงานของคุณเพื่อขอคำตอบและเอกสารที่กัก
• OIP ตรวจสอบเอกสารและข้อยกเว้นที่อ้าง
• OIP ออกความเห็นอย่างเป็นทางการ — ยืนยันการปฏิเสธหรือสั่งให้เปิดเผย
• กระบวนการนี้ไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับผู้ร้องขอ

หากหน่วยงานของคุณไม่เห็นด้วยกับความเห็นของ OIP เรื่องอาจถูกนำไปยังศาล แต่กรณีนี้หายาก หน่วยงานส่วนใหญ่ปฏิบัติตามความเห็นของ OIP

แม่แบบคำตอบตัวอย่าง

คำตอบเปิดเผยทั้งหมด

Dear [Requester Name],

Thank you for your records request dated [date].

We have located the requested records and they are
attached to this email. No fees apply for electronic
delivery.

If you have questions, please contact [name] at
[email/phone].

[Agency Name]

คำตอบปฏิเสธบางส่วน

Dear [Requester Name],

Thank you for your records request dated [date].

We have located [number] responsive records. [Number]
records are provided in full. [Number] records are
provided with redactions as noted below.

The following information has been withheld pursuant to
[cite specific HRS section]: [brief explanation of what
was redacted and why the exemption applies].

You have the right to appeal this determination to the
Office of Information Practices at oip@hawaii.gov or
(808) 586-1400.

[Agency Name]

รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายสำหรับเจ้าหน้าที่เอกสาร

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

• ถามว่า “ทำไม” คุณไม่สามารถกำหนดให้ผู้ร้องขอต้องอธิบายจุดประสงค์หรือการใช้งานที่ตั้งใจของเอกสาร
• การปฏิเสธแบบครอบจักรวาล การอ้างข้อยกเว้นสำหรับเอกสารทั้งหมวดหมู่โดยไม่ตรวจสอบเอกสารแต่ละรายการ
• เพิกเฉยคำขอ การไม่ตอบกลับเลยเป็นการละเมิดในตัวมันเอง — แม้แต่คำตอบ “เราต้องการเวลาเพิ่ม” ดีกว่าความเงียบ
• เรียกเก็บค่าค้นหา UIPA ไม่อนุญาตให้หน่วยงานเรียกเก็บค่าเวลาที่ใช้ค้นหาหรือตรวจสอบเอกสาร
• ไม่แยกส่วน หากเฉพาะบางส่วนของเอกสารที่ได้รับยกเว้น คุณต้องเปิดเผยส่วนที่ไม่ได้รับยกเว้น
• ไม่ให้ข้อมูลการอุทธรณ์ การปฏิเสธทุกครั้งต้องแจ้งผู้ร้องขอเกี่ยวกับสิทธิ์ในการอุทธรณ์ต่อ OIP

ทรัพยากร

• HRS Chapter 92F — บทบัญญัติฉบับเต็ม
• คำแนะนำเกี่ยวกับ UIPA จาก OIP
• ฐานข้อมูลความเห็นอย่างเป็นทางการของ OIP
• ระบบรายงานเอกสาร OIP — ฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ของเอกสารรัฐบาลกว่า 26,000 ประเภท
• การฝึกอบรมและเวิร์กช็อป OIP

เริ่มต้น

ต้องการความช่วยเหลือในการดำเนินการคำขอเอกสารหรือไม่? OIP ให้คำแนะนำและการฝึกอบรมฟรีสำหรับเจ้าหน้าที่เอกสารของหน่วยงาน

ติดต่อ OIP   คู่มือกฎหมายแสงแดด   สิทธิ์ในการรับรู้ของคุณ