Gabay sa Kahilingan ng Pampublikong Rekord

Ang Uniform Information Practices Act (HRS Chapter 92F) — na tinatawag na UIPA — ay ang batas ng Hawaii sa mga pampublikong rekord. Ang gabay na ito ay para sa mga records officer at kawani ng ahensya na responsable sa pagpoproseso ng mga records request. Sinasaklaw nito ang mga timeline, bayarin, exemption, at proseso ng apela.

Anong mga rekord ang napapailalim sa pagbubunyag

Ang default sa ilalim ng UIPA ay pagbubunyag. Lahat ng mga rekord ng gobyerno ay ipinagpapalagay na pampubliko maliban kung may partikular na exemption na naaangkop. Kabilang dito ang:

• Mga dokumento, ulat, at liham
• Mga email (kabilang ang mga panloob na email tungkol sa negosyo ng gobyerno)
• Mga kontrata at financial record
• Mga minuto at agenda ng pulong
• Data at mga database na pinapanatili ng ahensya
• Mga larawan, mapa, at iba pang media
• Mga rekord sa anumang format — papel, elektroniko, audio, o video

Ang batas ay naaangkop sa lahat ng ahensya ng estado at county, kabilang ang mga board, komisyon, departamento, at opisina.

Paano magproseso ng records request

Kapag nakatanggap ang iyong ahensya ng records request, sundin ang mga hakbang na ito:

Hakbang 1: Kilalanin ang hiling

Sumagot nang agad upang kumpirmahin ang pagtanggap. Bagaman hindi tinutukoy ng UIPA ang eksaktong oras ng pagtugon, sinasabi ng gabay ng OIP na ang mga ahensya ay dapat sumagot sa loob ng 10 araw ng negosyo. Kung ang hiling ay kumplikado at mas matagal na kailangan, abisuhan ang humihiling ng inaasahang timeline.

Hakbang 2: Maghanap ng mga tumutugon na rekord

Magsagawa ng makatwirang paghahanap para sa lahat ng mga rekord na tumutugma sa hiling. Idokumento ang iyong proseso ng paghahanap — kung anong mga database, file system, at opisina ang iyong hinanap, at sino ang kasangkot. Ang makatwirang paghahanap ay hindi nangangahulugang exhaustive na paghahanap, ngunit dapat itong sapat na masusi upang maipagtanggol mo ito kung hamunin.

Hakbang 3: Suriin para sa mga exemption

Suriin ang bawat tumutugon na rekord upang matukoy kung may anumang exemption na naaangkop. Kung bahagi lamang ng isang rekord ang exempt, kailangan mong ilabas ang mga hindi exempt na bahagi — ito ay tinatawag na pagbibigay ng rekord sa segregable form.

Hakbang 4: Sumagot sa humihiling

Ang iyong tugon ay dapat isama ang:

• Ang mga tumutugon na rekord (o ang mga hindi exempt na bahagi)
• Para sa anumang mga rekord na itinago: ang partikular na exemption na binanggit at isang maikling paliwanag kung bakit ito naaangkop
• Impormasyon tungkol sa karapatan ng humihiling na mag-apela sa OIP
• Kung may mga bayarin: isang tantiya bago magpatuloy sa pagkopya

Mga timeline ng pagtugon

• Paunang tugon: Sa loob ng 10 araw ng negosyo mula sa pagtanggap ng hiling
• Mga rekord na available sa site: Payagan ang pagsusuri sa loob ng 10 araw ng negosyo
• Mga kumplikadong hiling: Abisuhan ang humihiling sa loob ng 10 araw ng negosyo kung kailangan ng karagdagang oras, at magbigay ng tinantyang petsa ng pagkumpleto
• Incremental na produksyon: Para sa malalaking hiling, magbigay ng mga rekord sa rolling basis habang sinusuri ang mga ito, sa halip na maghintay hanggang handa ang lahat ng rekord

Istraktura ng bayarin at mga limitasyon

Maaaring singilin ng mga ahensya ng bayarin, ngunit limitado ang mga ito:

• Elektronikong paghahatid: Walang bayarin para sa mga rekord na ipinadala sa pamamagitan ng email o elektronikong paglipat
• Mga papel na kopya: Makatwirang gastos sa pagkopya lamang (karaniwang $0.05–$0.25 bawat pahina)
• Walang bayarin sa paghahanap: Hindi maaaring singilin ng mga ahensya para sa oras na ginugol sa paghahanap ng mga rekord
• Walang bayarin sa pagsusuri: Hindi maaaring singilin ng mga ahensya para sa oras na ginugol sa pagsusuri ng mga rekord para sa mga exemption
• Fee waiver: Isaalang-alang ang pag-waive ng mga bayarin kapag ang pagbubunyag ay para sa interes ng publiko

Palaging magbigay ng tantiya ng bayarin bago gumawa ng mga papel na kopya, at mag-alok ng elektronikong paghahatid bilang alternatibong walang bayarin.

Mga exemption

Nagbibigay ang UIPA ng mga partikular na exemption kung saan ang pagbubunyag ay magdudulot ng pinsala. Ang mga pinakakaraniwan ay:

Personal na privacy (HRS 92F-14(b))

Mga rekord na bumubuo ng malinaw na hindi makatwirang pagsalakay sa personal na privacy. Kabilang dito ang mga numero ng Social Security, medikal na rekord, mga address ng bahay ng mga empleyado, at katulad na personal na impormasyon. Ang pagsubok ay kung ang interes sa privacy ay mas mabigat kaysa sa interes ng publiko sa pagbubunyag.

Pagpapatupad ng batas (HRS 92F-13(3))

Mga rekord na may kaugnayan sa mga aktibong imbestigasyon ng pagpapatupad ng batas, kung saan ang pagbubunyag ay makakaharang sa mga prosidyur ng pagpapatupad, magbubunyag ng mga kumpidensyal na teknik sa pag-iimbestiga, o makapanganib sa kaligtasan ng sinuman.

Deliberative na proseso (HRS 92F-13(3))

Mga pre-decisional, deliberative na rekord — tulad ng mga draft na ulat, panloob na mga memo na may mga rekomendasyon sa patakaran, o mga komunikasyon sa pagitan ng mga ahensya kung saan nagtalakayan ang kawani ng mga opsyon bago gumawa ng desisyon. Kapag naging pangwakas ang isang desisyon, ang mga bahaging pang-katotohanan ay nagiging mabubunyag.

Iba pang mga exemption

• Attorney-client privilege — mga komunikasyon sa pagitan ng ahensya at ng kanilang abogado
• Trade secret — kumpidensyal na komersyal o financial na impormasyon
• Iba pang mga batas — mga rekord na ginawang kumpidensyal ng iba pang mga batas ng estado o pederal

Proseso ng apela sa pamamagitan ng OIP

Kung ang humihiling ay hindi sumasang-ayon sa iyong pagtanggi, maaari silang maghain ng apela sa Office of Information Practices. Narito kung ano ang mangyayari:

• Nakikipag-ugnayan ang humihiling sa OIP na may mga detalye ng hiling at pagtanggi
• Makikipag-ugnayan ang OIP sa iyong ahensya para sa tugon at sa mga itinagong rekord
• Sinusuri ng OIP ang mga rekord at ang mga binanggit na exemption
• Naglalabas ang OIP ng pormal na opinyon — alinman sa pagpapanatili ng pagtanggi o pag-utos ng pagbubunyag
• Ang prosesong ito ay libre para sa humihiling

Kung hindi sumasang-ayon ang iyong ahensya sa opinyon ng OIP, ang usapin ay maaaring dalhin sa hukuman, ngunit bihira ito. Karamihan sa mga ahensya ay sumusunod sa mga opinyon ng OIP.

Mga halimbawang template ng tugon

Tugon na buong pagbubunyag

Dear [Pangalan ng Humihiling],

Salamat sa iyong records request na may petsang [petsa].

Natagpuan namin ang hiniling na mga rekord at kalakip
ang mga ito sa email na ito. Walang bayarin para sa
elektronikong paghahatid.

Kung may mga tanong, mangyaring makipag-ugnayan kay
[pangalan] sa [email/telepono].

[Pangalan ng Ahensya]

Tugon na bahagyang pagtanggi

Dear [Pangalan ng Humihiling],

Salamat sa iyong records request na may petsang [petsa].

Natagpuan namin ang [bilang] na tumutugon na rekord.
[Bilang] na rekord ang ibinigay nang buo. [Bilang] na
rekord ang ibinigay na may mga redaction gaya ng
nabanggit sa ibaba.

Ang sumusunod na impormasyon ay itinago alinsunod sa
[banggitin ang partikular na seksyon ng HRS]:
[maikling paliwanag ng na-redact at kung bakit
naaangkop ang exemption].

May karapatan kang i-apela ang determinasyong ito
sa Office of Information Practices sa oip@hawaii.gov
o (808) 586-1400.

[Pangalan ng Ahensya]

Checklist sa pagsunod para sa mga records officer

Mga karaniwang pagkakamali na dapat iwasan

• Pagtatanong ng “bakit.” Hindi mo maaaring kailanganin ang humihiling na ipaliwanag ang kanilang layunin o nilalayon na paggamit ng mga rekord
• Mga blanket na pagtanggi. Pagbanggit ng exemption para sa isang buong kategorya ng mga rekord nang hindi sinusuri ang bawat rekord nang isa-isa
• Pag-ignore ng mga hiling. Ang hindi pagtugon sa lahat ay isa na mismong paglabag — kahit ang “kailangan namin ng mas maraming oras” na tugon ay mas mabuti kaysa sa katahimikan
• Pagsingil ng bayarin sa paghahanap. Hindi pinapayagan ng UIPA ang mga ahensya na singilin para sa oras na ginugol sa paghahanap o pagsusuri ng mga rekord
• Pagkabigong i-segregate. Kung bahagi lamang ng isang rekord ang exempt, kailangan mong ilabas ang mga hindi exempt na bahagi
• Walang impormasyon sa apela. Bawat pagtanggi ay dapat ipaalam sa humihiling ang kanilang karapatang mag-apela sa OIP

Mga resources

• HRS Chapter 92F — buong teksto
• Gabay ng OIP sa UIPA
• Database ng mga pormal na opinyon ng OIP
• OIP Records Report System — searchable database ng 26,000+ na uri ng rekord ng gobyerno
• Pagsasanay at mga workshop ng OIP

Magsimula

Kailangan ng tulong sa pagpoproseso ng records request? Nagbibigay ang OIP ng libreng gabay at pagsasanay para sa mga records officer ng ahensya.

Makipag-ugnayan sa OIP   Gabay sa Sunshine Law   Ang Iyong Karapatang Malaman