統一資訊實務法（HRS 第 92F 章）——簡稱 UIPA——是 Hawaii 的公共記錄法。本指南面向負責處理記錄請求的記錄官員和機構工作人員。它涵蓋時間表、費用、豁免和申訴流程。
這是一份通俗易懂的合規指南。如需完整法律條文，請參見 HRS 第 92F 章。如需官方指導，請聯繫資訊實務辦公室（OIP）。
哪些記錄需要公開
UIPA 的預設立場是公開。所有政府記錄均推定為公開，除非有特定豁免適用。這包括：
- 文件、報告和通信
- 電子郵件（包括有關政府業務的內部電子郵件）
- 合約和財務記錄
- 會議記錄和議程
- 機構維護的資料和資料庫
- 照片、地圖和其他媒體
- 任何格式的記錄——紙本、電子、音頻或視訊
該法律適用於所有州和縣機構，包括委員會、委員會、部門和辦公室。
如何處理記錄請求
當您的機構收到記錄請求時，請遵循以下步驟：
第一步：確認收到請求
及時回覆以確認收到。雖然 UIPA 沒有規定確切的回覆時間，但 OIP 指導指出機構應在10 個工作日內回覆。如果請求複雜且需要更長時間，請通知請求者預計的時間表。
第二步：搜索相關記錄
對所有符合請求的記錄進行合理搜索。記錄您的搜索過程——搜索了哪些資料庫、檔案系統和辦公室，以及誰參與了搜索。合理搜索不意味著窮盡搜索，但必須足夠徹底，以便在受到質疑時能夠為之辯護。
第三步：審查豁免
審查每條相關記錄，確定是否適用任何豁免。如果只有記錄的一部分是豁免的，您必須釋出非豁免部分——這稱為以可分割形式提供記錄。
第四步：回覆請求者
您的回覆必須包括：
- 相關記錄（或非豁免部分）
- 對於任何被保留的記錄：引用的具體豁免及其適用原因的簡要解釋
- 有關請求者向 OIP 申訴權利的資訊
- 如果適用費用：在進行複印前提供估價
您不得詢問某人想要記錄的原因。請求者無需解釋其目的、引用法律或在提供回覆聯繫資訊之外表明身分。
回覆時間表
- 初次回覆：收到請求後 10 個工作日內
- 現場可用的記錄：在 10 個工作日內允許查閱
- 複雜請求：在 10 個工作日內通知請求者需要額外時間，並提供預計完成日期
- 分批提供：對於大量請求，在審查完成後分批提供記錄，而不是等到所有記錄都準備好
費用結構和限制
機構可以收取費用，但有限制：
- 電子傳送：通過電子郵件或電子傳輸發送的記錄不收費
- 紙本複印：僅收取合理的複印費用（通常每頁 0.05-0.25 美元）
- 不收搜索費：機構不得對搜索記錄所花費的時間收費
- 不收審查費：機構不得對審查記錄豁免所花費的時間收費
- 費用減免：當公開符合公共利益時，考慮減免費用
在製作紙本複印之前始終提供費用估價，並提供電子傳送作為免費替代方案。
豁免
UIPA 提供在公開會造成損害的特定豁免。最常見的有：
個人隱私（HRS 92F-14(b)）
公開將構成對個人隱私的明顯不當侵犯的記錄。這包括社會安全號碼、醫療記錄、僱員的住址和類似的個人資訊。標準是隱私利益是否超過公開的公共利益。
執法（HRS 92F-13(3)）
與正在進行的執法調查相關的記錄，公開將干擾執法程序、揭露機密調查技術或危及某人的安全。
審議過程（HRS 92F-13(3)）
決定前的審議性記錄——如草案報告、帶有政策建議的內部備忘錄或機構間工作人員在做出決定前討論選項的通訊。一旦決定最終確定，事實部分即可公開。
其他豁免
- 律師-客戶特權——機構與其律師之間的通訊
- 商業秘密——機密的商業或財務資訊
- 其他法規——被其他州或聯邦法律列為機密的記錄
有疑問時，公開。舉證責任在於機構來證明保留記錄的合理性。如果您不確定是否適用豁免，請在拒絕請求之前諮詢 OIP。
通過 OIP 的申訴流程
如果請求者不同意您的拒絕決定，他們可以向資訊實務辦公室提出申訴。以下是流程：
- 請求者向 OIP 提供請求和拒絕的詳情
- OIP 將聯繫您的機構要求回覆和被保留的記錄
- OIP 審查記錄和引用的豁免
- OIP 發布正式意見——維持拒絕或命令公開
- 此流程對請求者免費
如果您的機構不同意 OIP 的意見，該事項可能被提交至法院，但這很少見。大多數機構遵從 OIP 的意見。
回覆範本
完全公開回覆
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located the requested records and they are attached to this email. No fees apply for electronic delivery. If you have questions, please contact [name] at [email/phone]. [Agency Name]
部分拒絕回覆
Dear [Requester Name], Thank you for your records request dated [date]. We have located [number] responsive records. [Number] records are provided in full. [Number] records are provided with redactions as noted below. The following information has been withheld pursuant to [cite specific HRS section]: [brief explanation of what was redacted and why the exemption applies]. You have the right to appeal this determination to the Office of Information Practices at oip@hawaii.gov or (808) 586-1400. [Agency Name]
記錄官員的合規清單
收到請求時
- 及時確認收到
- 記錄請求，包含收到日期、請求者姓名和描述
- 如果請求不清楚，聯繫請求者澄清（不要因為模糊而拒絕）
- 不要詢問他們為什麼想要記錄
處理請求
- 對所有相關系統和辦公室進行合理搜索
- 記錄搜索過程
- 審查記錄是否適用豁免
- 提供部分豁免記錄的可分割（非豁免）部分
- 在 10 個工作日內回覆（或通知延遲並提供預計時間表）
回覆
- 盡可能以請求的格式提供記錄
- 提供電子傳送以避免費用
- 對於任何被拒絕的記錄，引用具體豁免並簡要解釋
- 包含向 OIP 申訴權利的資訊
- 如果適用費用，在進行前提供估價
記錄保存
- 維護所有記錄請求和回覆的日誌
- 保留使用的搜索方法的記錄
- 存檔回覆信件的副本
常見錯誤
- 詢問「為什麼」。您不得要求請求者解釋其目的或記錄的預期用途
- 全面拒絕。對整個類別的記錄引用豁免而不逐一審查每條記錄
- 忽視請求。完全不回覆本身就是一種違規——即使是「我們需要更多時間」的回覆也比沉默好
- 收取搜索費。UIPA 不允許機構對搜索或審查記錄所花費的時間收費
- 未能分割。如果只有記錄的一部分是豁免的，您必須釋出非豁免部分
- 沒有申訴資訊。每次拒絕都必須告知請求者他們有向 OIP 申訴的權利
資源
- HRS 第 92F 章——完整條文
- OIP UIPA 指南
- OIP 正式意見資料庫
- OIP 記錄報告系統——包含超過 26,000 種政府記錄類型的可搜尋資料庫
- OIP 培訓和工作坊
開始行動
需要處理記錄請求的幫助？OIP 為機構記錄官員提供免費指導和培訓。